W dzisiejszym cyfrowym świecie coraz częściej spotykamy się z prośbą o przesłanie skanu dowodu osobistego. To pytanie, które budzi uzasadnione obawy o bezpieczeństwo naszych danych osobowych. Wysyłanie skanu dowodu osobistego może być bezpieczne, ale tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki i przestrzegane odpowiednie procedury.
Kiedy firmy mogą żądać skanu dowodu osobistego?
Przesyłanie skanów dokumentów tożsamości, w tym dowodów osobistych, jest dozwolone tylko w ściśle określonych przypadkach. Najczęściej spotykamy się z takimi żądaniami w branży finansowej, telekomunikacyjnej oraz gamingowej. Uzasadnione jest to przede wszystkim przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy, tzw. AML (Anti Money Laundering) [1].
Banki, instytucje płatnicze (jak Przelewy24), a także operatorzy telekomunikacyjni podczas zawierania umów czy weryfikacji tożsamości klientów mogą prosić o skan dowodu osobistego. Takie instytucje jak Revolut czy SkyСash również wymagają dokumentu tożsamości w procesie weryfikacji [1].
Należy jednak pamiętać, że każda instytucja, która żąda kopii dokumentu tożsamości, musi mieć ku temu prawne uzasadnienie. Nie powinniśmy udostępniać skanów dowodów osobistych firmom, które nie mają ku temu podstaw prawnych [3].
Jak bezpiecznie przesyłać skan dowodu osobistego?
Bezpieczne udostępnianie skanu dowodu osobistego wymaga przestrzegania kilku podstawowych zasad:
1. Nigdy nie wysyłaj skanu zwykłym e-mailem – poczta elektroniczna nie zapewnia wystarczającego poziomu bezpieczeństwa dla tak wrażliwych danych [2].
2. Korzystaj ze specjalnych zabezpieczonych platform udostępnianych przez instytucje, z którymi się kontaktujesz. Wiele firm oferuje bezpieczne kanały komunikacji, takie jak zaszyfrowane portale klienta [2][3].
3. Umieszczaj na skanie odpowiednie adnotacje, takie jak data i cel udostępnienia, np. „Kopia wykonana na potrzeby weryfikacji w banku X, dnia DD-MM-RRRR”. Zwiększa to bezpieczeństwo dokumentu w przypadku wpadnięcia w niepowołane ręce [2].
4. Zamazuj lub zakrywaj część danych, które nie są niezbędne w danym procesie weryfikacyjnym. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, udostępniaj tylko te informacje, które są absolutnie konieczne [3].
5. Stosuj zabezpieczenia kryptograficzne, takie jak znaki wodne czy szyfrowanie plików, jeśli to możliwe [2].
Ryzyko związane z wysyłaniem skanu dowodu osobistego
Udostępnianie kopii dokumentu tożsamości niesie ze sobą pewne zagrożenia, których należy być świadomym. Kradzież tożsamości to jedno z główniejszych niebezpieczeństw związanych z nieodpowiednim zabezpieczeniem kopii dowodu osobistego.
Badania pokazują, że w Polsce co trzeci obywatel zetknął się z próbą wyłudzenia danych osobowych, a co ósmy Polak padł ofiarą takiego przestępstwa [5]. Dane te podkreślają, jak ważne jest zachowanie ostrożności przy udostępnianiu dokumentów tożsamości.
Oszuści mogą wykorzystać dane z dowodu osobistego do:
– zaciągnięcia pożyczek
– podpisania umów telekomunikacyjnych
– otwarcia kont bankowych
– popełnienia innych przestępstw w naszym imieniu [3][5].
Przepisy RODO a skanowanie dowodów osobistych
Ochrona danych osobowych według RODO ma kluczowe znaczenie w kontekście przesyłania skanów dokumentów tożsamości. Rozporządzenie wprowadziło kilka ważnych zasad, które muszą być przestrzegane przez firmy zbierające takie dane:
1. Zasada minimalizacji danych – firma może zbierać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu [3].
2. Ograniczenie przechowywania – dane powinny być przechowywane tylko przez czas niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane [3][4].
3. Zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń – instytucje muszą wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem [3][4].
Firmy, które nie przestrzegają tych zasad, narażają się na wysokie kary finansowe. Dla użytkowników oznacza to, że mogą żądać wyjaśnień dotyczących celu i zakresu przetwarzania ich danych osobowych [4].
Alternatywne metody weryfikacji tożsamości
W odpowiedzi na rosnące obawy dotyczące bezpieczeństwa danych, nowe technologie weryfikacji tożsamości zaczynają zyskiwać na popularności. Są to rozwiązania, które mogą w przyszłości ograniczyć konieczność przesyłania skanów dokumentów.
Wśród nich można wymienić:
– Weryfikację wideo – gdzie użytkownik potwierdza swoją tożsamość podczas rozmowy wideo
– Biometrię – weryfikacja na podstawie unikalnych cech fizycznych, jak odcisk palca czy skan twarzy
– Podpis elektroniczny – potwierdzający tożsamość bez konieczności przesyłania kopii dokumentów [2][4]
Rosnąca świadomość w zakresie ochrony danych osobowych sprawia, że instytucje coraz częściej inwestują w tego typu rozwiązania, aby minimalizować ryzyko związane z tradycyjnymi metodami weryfikacji [4].
Co zrobić, gdy firma wymaga skanu dowodu osobistego?
Jeśli firma prosi o przesłanie skanu dowodu osobistego, warto przeprowadzić następującą weryfikację:
1. Upewnij się, że firma ma prawo żądać takiego dokumentu – zapytaj o podstawę prawną i cel przetwarzania danych [3].
2. Sprawdź reputację firmy – poszukaj informacji o niej w internecie, sprawdź opinie innych klientów.
3. Przygotuj odpowiednio zabezpieczony dokument – z adnotacjami o celu i dacie udostępnienia [2].
4. Używaj bezpiecznych kanałów komunikacji – nigdy nie wysyłaj skanu zwykłym e-mailem, korzystaj z szyfrowanych kanałów udostępnionych przez firmę [2][3].
5. Zachowaj dowód udostępnienia – zapisz informację o tym, komu, kiedy i w jakim celu udostępniłeś kopię dokumentu [5].
Pamiętaj, że masz prawo zapytać firmę o sposób przetwarzania Twoich danych oraz o zabezpieczenia, jakie stosuje, aby chronić Twoje dane osobowe [4].
Podsumowanie
Wysyłanie skanu dowodu osobistego może być bezpieczne, jeśli odbywa się w uzasadnionych przypadkach, z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń i zgodnie z przepisami prawa. Kluczowe jest stosowanie się do zasad minimalizacji danych, właściwego zabezpieczania dokumentów oraz korzystanie z bezpiecznych kanałów komunikacji.
Rosnąca świadomość społeczna w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój alternatywnych metod weryfikacji tożsamości dają nadzieję na coraz bezpieczniejsze rozwiązania w przyszłości. Pamiętaj, że Twoje dane osobowe są cenne i należy je chronić, a instytucje mają obowiązek przestrzegania przepisów RODO w zakresie ich przetwarzania.
Zachowuj czujność, pytaj o cel i podstawy prawne zbierania Twoich danych oraz stosuj odpowiednie zabezpieczenia – te proste kroki mogą znacząco zwiększyć bezpieczeństwo Twoich danych osobowych w cyfrowym świecie.
Źródła:
[1] https://niebezpiecznik.pl/post/przelewy24-skycash-revolut-skan-dowodu/
[2] https://abfoto.pl/jak-zabezpieczyc-skan-lub-zdjecie-dowodu-osobistego
[3] https://drukorz.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-zasady-i-zagrozenia/
[4] https://www.telepolis.pl/artykuly/poradniki/operatorzy-telekomunikacyjni-umowy-dane-klientow
[5] https://chronpesel.pl/ochrona-danych-osobowych/kto-moze-kserowac-dowod-osobisty-czy-to-bezpieczne
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.