Czy można żądać skanu dowodu osobistego w codziennych sytuacjach? To pytanie dotyczy praktyk, które coraz częściej spotyka się przy załatwianiu spraw prywatnych i zawodowych. Odpowiedź jest jednoznaczna – w codziennych sytuacjach żądanie skanu dowodu osobistego przez zwykłe firmy, pracodawców czy platformy internetowe jest niedopuszczalne. Procedura ta może być stosowana jedynie przez określone instytucje i tylko w szczególnych przypadkach. Poniżej przedstawiono kluczowe zasady i dopuszczalne wyjątki.
Zasada ogólna i wyjątki od reguły
Praktyka żądania skanu dowodu osobistego nie ma podstawy prawnej w odniesieniu do większości typowych sytuacji codziennych. W zdecydowanej większości przypadków kserowanie lub skanowanie dowodu osobistego powinno być traktowane jako ostateczność i nie może być stosowane przez przedsiębiorców, sklepy, pracodawców czy portale społecznościowe.
Wyjątkiem są ściśle określone instytucje, które mają do tego wyraźne uprawnienia wynikające z przepisów prawa. Do takich podmiotów należą banki, firmy ubezpieczeniowe, biura maklerskie, bukmacherzy, firmy obsługujące płatności, operatorzy komórkowi, dostawcy internetu oraz notariusze.
Instytucje finansowe są uprawnione do przetwarzania danych z dokumentów tożsamości oraz ich kopiowania wyłącznie w kontekście realizowania obowiązków wynikających z przepisów przeciwdziałających praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
W pozostałych przypadkach wystarczające jest okazanie dokumentu do wglądu, bez jakiejkolwiek potrzeby jego kopiowania lub skanowania.
Kto może żądać skanu dowodu osobistego?
Lista uprawnionych do żądania skanu dowodu osobistego jest zamknięta. Prawo do tego mają wyłącznie:
- Banki – na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz prawa bankowego, ale tylko w sytuacjach przewidzianych przepisami
- Firmy ubezpieczeniowe
- Biura maklerskie
- Bukmacherzy
- Firmy oferujące obsługę płatności
- Operatorzy komórkowi
- Dostawcy internetu
- Notariusze – w zakresie wykonywania czynności notarialnych
Każda z tych instytucji może żądać skanu dowodu osobistego wyłącznie jeśli jest to niezbędne do realizacji określonych ustawowo celów, takich jak weryfikacja tożsamości na potrzeby przepisów przeciwdziałających przestępstwom finansowym.
Podstawa prawna żądania skanu dowodu
W polskim prawie brakuje uniwersalnej podstawy, która uprawniałaby przedsiębiorców do żądania skanów dowodów osobistych w zwykłych sytuacjach. Jedynie wyżej wymienione instytucje finansowe oraz niektóre zakłady usługowe posiadają odpowiednie, szczegółowe uprawnienia. Kluczowe znaczenie mają tutaj przepisy art. 34 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz art. 112b Prawa bankowego.
Oznacza to, że każdorazowo podmiot żądający skanu dokumentu musi przedstawić konkretną podstawę prawną uzasadniającą taką praktykę. Żądanie skanu bez takiej podstawy prawnej jest bezprawne, a podmiot naraża się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Stanowisko organu nadzorczego nad ochroną danych osobowych jest klarowne: nawet instytucje finansowe uprawnione do weryfikacji danych osobowych nie mogą kopiować dowodu osobistego w każdej sytuacji, a jedynie wtedy, gdy wymaga tego określony obowiązek prawny.
Zasada minimalizacji danych
Przez całość procesu weryfikacji dokumentów tożsamości musi być przestrzegana zasada minimalizacji danych. Zgodnie z RODO, wolno zbierać i przetwarzać wyłącznie te dane, które są niezbędne dla wyraźnie określonego celu. Przedsiębiorcy nie mogą żądać od klientów udostępniania takich informacji z dowodu osobistego, jak płeć czy obywatelstwo, jeżeli nie są one obiektywnie wymagane do realizacji usługi.
W przypadku wątpliwości podmiot żądający musi udowodnić, że uzyskanie skanu jest rzeczywiście niezbędne – nie wystarczy tłumaczenie się wygodą czy przyjętą praktyką firmy. Jeśli takie uzasadnienie nie istnieje, każdy klient ma prawo odmówić udostępnienia skanu.
Procedura weryfikacji tożsamości a kopiowanie dokumentów
Podstawą ustalenia tożsamości jest zweryfikowanie imienia, nazwiska i tożsamości osoby. Weryfikacja pogłębiona polega na sprawdzeniu dodatkowych danych, takich jak obywatelstwo, PESEL, państwo urodzenia, seria i numer dokumentu oraz adres zamieszkania. Każda z tych czynności może być dokonana podczas okazania dokumentu do wglądu – bez potrzeby wykonywania jego skanu czy kserokopii.
W wielu przypadkach kopiowanie dowodu jest nie tylko zbędne, ale i sprzeczne z zasadami ochrony danych osobowych. Każdorazowe powoływanie się na ogólne przepisy prawa bankowego nie jest wystarczające do wykonania kopii dokumentu. Każda instytucja musi wykazać bezpośredni związek kopiowania z realizacją konkretnego ustawowego obowiązku.
Ochrona danych osobowych i prawa osób fizycznych
Osoba, której został skopiowany dowód osobisty, ma pełne prawo do żądania usunięcia swojego skanu na podstawie unijnych przepisów o ochronie danych osobowych. Każdy może skorzystać z prawa do bycia zapomnianym, a w sytuacji odmowy takiej likwidacji przetwarzanych informacji – wnieść skargę do organu nadzorczego.
Właściwa ochrona dokumentów tożsamości wymaga minimalizacji ryzyka związanego z nieuprawnionym przetwarzaniem danych. W przypadku żądania skanu dowodu zawsze należy wymagać od podmiotu przedstawienia jasnej, konkretnej podstawy prawnej stanowiącej, że taka praktyka jest rzeczywiście konieczna, a nie tylko wygodna czy wynika z wewnętrznych procedur.
Szczegółowe przypadki – platformy internetowe i firmy usługowe
Platformy internetowe, pracodawcy oraz typowe firmy usługowe nie mogą żądać skanów dowodów osobistych. Ich praktyka żądania takich danych nie ma praktycznego umocowania w przepisach prawa. Nawet podczas procesów rejestracyjnych wystarczające jest jedynie okazanie dokumentu do wglądu, jeśli jest to absolutnie niezbędne dla wykazania tożsamości użytkownika.
Wyjątek stanowią firmy i operatorzy zawierający umowy na odległość, które mogą podlegać szczególnym rygorom identyfikacyjnym wynikającym z przepisów finansowych, telekomunikacyjnych i związanych z przeciwdziałaniem przestępstwom. Takie żądania muszą jednak być każdorazowo powiązane z wyraźnym obowiązkiem prawnym wynikającym z przepisów szczególnych.
Podsumowanie: skan dowodu osobistego tylko w wyjątkowych sytuacjach
W codziennych realiach żądanie skanu dowodu osobistego nie znajduje uzasadnienia. Wskazane jest ograniczenie się do okazania dokumentu do wglądu. Obowiązek wykonania kopii ogranicza się jedynie do ściśle określonych instytucji i tylko w sytuacjach precyzyjnie wskazanych w przepisach prawa.
Zawsze należy pamiętać o zasadzie minimalizacji danych oraz prawie do ochrony prywatności i danych osobowych. Bez przedstawienia wyraźnej podstawy prawnej odmowa przekazania skanu dowodu osobistego jest w pełni uzasadniona. W przypadku nieuprawnionego żądania udostępnienia skanu warto żądać jego usunięcia, a w razie dalszych problemów – złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.