W jakich sytuacjach możemy przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem?

W dobie cyfryzacji i rosnącej świadomości o wartości informacji, przetwarzanie danych osobowych stało się tematem kluczowym zarówno dla firm, jak i zwykłych obywateli. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) jasno określa, że dane osobowe można przetwarzać wyłącznie w określonych sytuacjach, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W tym artykule przedstawiamy kompleksowy przegląd sytuacji, w których przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem.

Sześć podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych

RODO określa dokładnie sześć podstaw prawnych, które umożliwiają legalne przetwarzanie danych osobowych. Każda z tych podstaw ma swoje zastosowanie w określonych okolicznościach i wymaga spełnienia konkretnych warunków.

Pierwszą i najbardziej znaną podstawą jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Musi ona być wyrażona w sposób dobrowolny, konkretny, świadomy i jednoznaczny. Oznacza to, że osoba musi być odpowiednio poinformowana o celu przetwarzania jej danych oraz mieć możliwość wycofania zgody w każdym momencie bez negatywnych konsekwencji [1][5].

Drugą podstawą jest realizacja umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Dotyczy to sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z tą osobą lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy [1][4].

Trzecią podstawą są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora danych lub stronę trzecią. Przykładami takich interesów mogą być marketing bezpośredni, zapobieganie oszustwom czy zapewnienie bezpieczeństwa sieci. Należy jednak pamiętać, że interesy te nie mogą naruszać praw i wolności osób, których dane dotyczą [1][4].

Czwartą podstawą jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. W takim przypadku administrator musi przetwarzać dane, ponieważ wymaga tego od niego określony przepis prawa [1][4][5].

Piątą podstawą jest przetwarzanie danych w celu realizacji zadań w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi [1][5].

Szóstą i ostatnią podstawą jest ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej. Ta podstawa ma zastosowanie w sytuacjach wyjątkowych, takich jak zagrożenie życia lub zdrowia [1][4][5].

Zgoda jako podstawa przetwarzania danych osobowych

Zgoda jest jedną z najczęściej wykorzystywanych podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych. Aby była ona ważna, musi spełniać określone kryteria.

Dobrowolność zgody oznacza, że osoba nie może być zmuszona do jej wyrażenia ani nie mogą wiązać się z tym negatywne konsekwencje w przypadku odmowy. Konkretność zgody wymaga, aby była ona udzielona na określony cel przetwarzania. Świadomość zgody oznacza, że osoba musi być poinformowana o wszystkich istotnych aspektach przetwarzania jej danych. Jednoznaczność zgody wymaga, aby była ona wyrażona w formie wyraźnego działania potwierdzającego [1][5].

Warto podkreślić, że zgoda może zostać wycofana w każdym momencie, co prowadzi do zaprzestania przetwarzania danych na tej podstawie. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem [1][5].

Prawnie uzasadnione interesy jako podstawa przetwarzania

Prawnie uzasadnione interesy stanowią elastyczną podstawę przetwarzania danych osobowych, ale wymagają przeprowadzenia tak zwanego testu równowagi. Administrator musi wykazać, że jego interesy przeważają nad prawami i wolnościami osób, których dane dotyczą [1][4].

Do prawnie uzasadnionych interesów można zaliczyć m.in. marketing bezpośredni, zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom czy dochodzenie roszczeń. Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej oceny i należytego uzasadnienia [1][4].

Administrator musi udokumentować przeprowadzenie testu równowagi i być w stanie wykazać, że jego interesy są rzeczywiście uzasadnione i nie naruszają praw osób, których dane dotyczą [1][4].

Pozostałe podstawy prawne przetwarzania danych

Poza zgodą i prawnie uzasadnionymi interesami, istnieją również inne podstawy prawne przetwarzania danych osobowych, które mają zastosowanie w określonych okolicznościach.

Realizacja umowy pozwala na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy. Przykładowo, firma może przetwarzać dane klienta w celu realizacji zamówienia lub przygotowania oferty na jego prośbę [1][4].

Obowiązek prawny dotyczy sytuacji, gdy administrator musi przetwarzać dane, ponieważ wymaga tego od niego określony przepis prawa. Na przykład, pracodawca musi przetwarzać dane pracowników w celu odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne [1][4][5].

Zadania realizowane w interesie publicznym to podstawa, z której korzystają głównie organy publiczne wykonujące swoje ustawowe zadania. Może to dotyczyć na przykład przetwarzania danych w ramach świadczenia usług edukacyjnych czy opieki zdrowotnej [1][5].

Ochrona żywotnych interesów znajduje zastosowanie w sytuacjach wyjątkowych, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony życia lub zdrowia osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej. Ta podstawa może być wykorzystana na przykład w przypadku katastrofy naturalnej czy zagrożenia epidemiologicznego [1][4][5].

Cele przetwarzania danych osobowych zgodne z prawem

Niezależnie od podstawy prawnej, przetwarzanie danych osobowych musi zawsze odbywać się w określonym celu. Cel ten musi być konkretny, uzasadniony i określony przepisami prawa [1][5].

Do najczęstszych celów przetwarzania danych osobowych należą:
– realizacja umów z klientami,
– obsługa zapytań ofertowych,
– prowadzenie rekrutacji,
– marketing produktów i usług,
– dochodzenie roszczeń,
– wypełnianie obowiązków prawnych [1][4][5].

Istotne jest, aby cel przetwarzania był jasno określony i zakomunikowany osobie, której dane dotyczą, przed rozpoczęciem przetwarzania. Ponadto, dane mogą być przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tego celu [1][5].

Obowiązki administratora przy przetwarzaniu danych

Administrator danych ma szereg obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, niezależnie od podstawy prawnej, na której się opiera.

Przede wszystkim, administrator musi poinformować osobę, której dane dotyczą, o przetwarzaniu jej danych oraz o przysługujących jej prawach. Informacja ta powinna zawierać m.in. tożsamość i dane kontaktowe administratora, cele przetwarzania, okres przechowywania danych oraz informacje o prawach przysługujących osobie, której dane dotyczą [1][3].

Administrator musi również zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić przetwarzane dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem [1][3].

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator ma obowiązek zgłosić incydent do organu nadzorczego w ciągu 72 godzin, a w niektórych przypadkach również poinformować osoby, których dane dotyczą [1][3].

Aktualne trendy w przetwarzaniu danych osobowych

W ostatnich latach obserwujemy zwiększoną uwagę na zgodność z RODO przy korzystaniu z danych pochodzących z zewnętrznych źródeł. Administratorzy danych muszą weryfikować, czy dane te zostały pozyskane zgodnie z prawem i czy mają odpowiednią podstawę do ich dalszego przetwarzania [2].

Wzrasta również znaczenie obowiązku informacyjnego. Organy nadzorcze coraz częściej kontrolują, czy administratorzy prawidłowo informują osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych i przysługujących im prawach [2][3].

Coraz większą wagę przywiązuje się także do minimalizacji danych, co oznacza, że administratorzy powinni przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji określonego celu, i nie przechowywać ich dłużej, niż jest to konieczne [1][5].

Konsekwencje nieprawidłowego przetwarzania danych

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji dla administratora danych.

Najpoważniejszą konsekwencją są kary finansowe nakładane przez organy nadzorcze. Zgodnie z RODO, mogą one sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa [1][3].

Poza karami finansowymi, administrator może również ponieść konsekwencje wizerunkowe. Utrata zaufania klientów czy partnerów biznesowych może mieć długotrwałe negatywne skutki dla działalności przedsiębiorstwa [1][3].

Warto również pamiętać, że osoby, których dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, mogą dochodzić odszkodowania za poniesione szkody [1][3].

Podsumowanie

Przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z prawem, co oznacza, że musi istnieć odpowiednia podstawa prawna oraz cel przetwarzania. RODO przewiduje sześć takich podstaw: zgoda, realizacja umowy, prawnie uzasadnione interesy, obowiązek prawny, zadania realizowane w interesie publicznym oraz ochrona żywotnych interesów.

Niezależnie od podstawy prawnej, administrator danych ma obowiązek informować osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych oraz zapewnić odpowiednie środki ochrony tych danych. Nieprzestrzeganie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych.

W dobie rosnącej świadomości społecznej dotyczącej ochrony danych osobowych, zgodne z prawem przetwarzanie danych staje się nie tylko wymogiem prawnym, ale również elementem budowania zaufania i pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa.

Źródła:

[1] https://lexdigital.pl/dane-osobowe-przewodnik
[2] https://odo24.pl/blog-post.nowa-baza-stare-obowiazki-o-przetwarzaniu-danych-z-zewnetrznych-zrodel
[3] https://uodo.gov.pl/decyzje/DKN.5131.1.2025
[4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-prawnie-usprawiedliwiony-cel-przetwarzania-danych-osobowych
[5] https://www.politykabezpieczenstwa.pl/pl/a/cel-przetwarzania-danych-osobowych-zgodny-z-prawem