Klauzula CV to element, którego obecność w dokumentach rekrutacyjnych umożliwia legalne przetwarzanie danych osobowych kandydata przez pracodawcę. Bez niej firma ma prawo gromadzić wyłącznie podstawowe informacje określone w Kodeksie pracy, co znacząco ogranicza przebieg rekrutacji i szanse aplikującego [1][7][9].
Klauzula CV – definicja i zastosowanie
Klauzula CV to krótkie oświadczenie umieszczane w życiorysie zawodowym, poprzez które kandydat wyraża dobrowolną i wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę [1][2][3]. Jest ona wymagana zawsze wtedy, gdy aplikujący przekazuje informacje wykraczające poza dane obligatoryjne określone w Kodeksie pracy, czyli poza imię, nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia [1][6][7].
Dodanie klauzuli do CV stało się nieodzownym elementem procesu rekrutacyjnego po wejściu w życie RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, które obowiązuje od maja 2018 roku [1]. Głównym celem klauzuli jest umożliwienie pracodawcy legalnego przetwarzania informacji o kandydacie w ramach prowadzonego naboru [1][3][5].
Kiedy klauzula CV jest wymagana?
Pracodawca może przetwarzać aplikacje z danymi dodatkowymi wyłącznie wtedy, gdy w CV znajduje się prawidłowo sformułowana klauzula [1][7][9]. Chodzi tu o takie informacje jak zdjęcie, zainteresowania, znajomość języków, stan zdrowia czy dane objęte szczególną ochroną [1][6][7].
W przypadku braku klauzuli, pracodawca ma prawo przetwarzać tylko informacje określone w Kodeksie pracy. Dokumenty aplikacyjne bez wymaganej zgody, które zawierają dane przekraczające ten zakres, mogą zostać automatycznie odrzucone przez pracodawcę, co wpływa na obniżenie szans na przejście do kolejnych etapów rekrutacji [6][7][9].
Zgoda RODO a przetwarzanie danych – podstawowe zasady
Zgoda udzielana w klauzuli musi być wyraźna, dobrowolna, świadoma i konkretna. Powinna jasno wskazywać cel przetwarzania – np. bieżące lub przyszłe procesy rekrutacyjne – oraz zakres udostępnianych pracodawcy danych [2][4][5]. Kluczowe znaczenie ma dopasowanie treści klauzuli do konkretnej firmy oraz procesu rekrutacyjnego, szczególnie w kontekście wzorców na kolejne lata 2025 i 2026 [3][4][5][8].
Należy pamiętać, że zgoda może być w każdej chwili odwołana przez kandydata. Jej brak, nieprawidłowa treść lub nieaktualność uniemożliwiają legalne wykorzystanie przesłanych informacji przez firmę [6][7][9].
Mechanizm działania klauzuli w CV
Proces związany z klauzulą obejmuje następujące kroki: kandydat umieszcza odpowiednie oświadczenie w stopce swojego CV, a pracodawca może wykorzystywać jego dane wyłącznie w jasno określonym zakresie i przez czas przewidziany w oświadczeniu [1][2][6]. Po zakończeniu rekrutacji, jeśli nie uzyskano od kandydata zgody na udział w kolejnych naborach, pracodawca zobowiązany jest do trwałego usunięcia tych danych [1][6].
Prawidłowa klauzula powinna zawierać: cel przetwarzania, nazwę firmy będącej administratorem danych, zakres przekazywanych informacji oraz czas ich przechowywania. Wystarczy jedno takie oświadczenie w CV, by objęło ono wszystkie dokumenty składane w ramach tej rekrutacji [2][3][7].
Aktualne trendy i konsekwencje braku klauzuli
Od kilku lat obserwuje się aktualizację wzorców klauzul – 10 stycznia 2024 pojawiły się najnowsze rekomendacje, a wzory na 2025/2026 coraz silniej podkreślają precyzyjność treści oraz konieczność personalizowania zgody do identyfikowanej firmy [2][3][4][5]. Kandydaci powinni szczególnie zwracać uwagę na prawidłowe przygotowanie klauzuli, bowiem rośnie świadomość pracodawców, że jej brak skutkuje odrzuceniem aplikacji [3][4][5][8].
Wzrost znaczenia klauzuli związany jest również z rozwojem praktyk ochrony danych osobowych oraz coraz większą ilością przekazywanych informacji w dokumentach aplikacyjnych. Zapewnienie zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi pozwala nie tylko chronić interesy pracodawcy oraz kandydata, ale także usprawnia przebieg procesów rekrutacyjnych [1][5][8].
Podsumowanie – dlaczego klauzula CV jest kluczowa?
Klauzula CV stanowi wymóg niezbędny do legalnego przetwarzania danych przez pracodawcę w ramach rekrutacji. Umożliwia ona firmom zapoznanie się z pełnym profilem kandydata, wykraczającym poza ustawowy wykaz danych. Prawidłowe sformułowanie wyrażenia zgody, wskazanie administratora danych, celu oraz czasu przechowywania informacji jest warunkiem skutecznej i zgodnej z prawem rekrutacji [1][2][7][9].
Pamiętaj, że brak tej zgody uniemożliwia rozpatrzenie aplikacji zawierającej dane dodatkowe, a nieaktualna lub nieprecyzyjna klauzula naraża zarówno kandydata jak i pracodawcę na konsekwencje prawne lub odrzucenie dokumentów aplikacyjnych [6][7][9].
Źródła:
- [1] https://inewi.pl/blog/klauzula-cv-czyli-jak-poprawnie-wyrazic-zgode-na-przetwarzanie-danych-w-cv
- [2] https://nofluffjobs.com/pl/etc/praca-w-it/klauzula-cv-aktualny-wzor/
- [3] https://interviewme.pl/blog/klauzula-cv
- [4] https://lexdigital.pl/aktualna-klauzula-rodo
- [5] https://rocketjobs.pl/blog/klauzula-cv-2025-aktualne-wzory-zgodne-z-rodo
- [6] https://krzywicka.pl/zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych-w-cv-przewodnik/
- [7] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-co-zmienila-nowa-klauzula-w-cv-po-wejsciu-rodo
- [8] https://www.livecareer.pl/cv/klauzula-cv
- [9] https://bppz.pl/klauzula-rodo-do-cv-wszystko-co-warto-wiedziec/
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.