Kiedy można przetwarzać dane wrażliwe w firmie?

Dane wrażliwe w firmie mogą być przetwarzane wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach przewidzianych prawem. Ich przetwarzanie generalnie jest zakazane, z wyjątkami opisanymi w art. 9 RODO, które wymagają wyraźnej podstawy prawnej, najczęściej jednego z zamkniętego katalogu warunków uprawniających do przetwarzania tych danych [1][2][3][5][7].

Definicja danych wrażliwych (szczególnej kategorii)

Dane wrażliwe to informacje osobowe wymagające szczególnej ochrony i obejmują m.in. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne, zdrowotne, a także dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej [1][2][3][5][8]. Definicję tę ustala bezpośrednio RODO i nie podlega ona szerokiej interpretacji – zakres jest ściśle określony.

Przetwarzanie danych tej kategorii wymaga zwiększonego rygoru technicznego i organizacyjnego oraz ścisłego przestrzegania prawnych przesłanek.

Kiedy przetwarzanie danych wrażliwych w firmie jest możliwe?

Przetwarzanie danych wrażliwych w firmie odbywa się jedynie w przypadkach wskazanych w art. 9 ust. 2 RODO [1][2][3][4][5][7]. Najczęściej są to:

• Wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą
• Obowiązek wynikający z przepisów prawa – na przykład prawo pracy lub przepisy dotyczące ochrony zdrowia
• Ochrona żywotnych interesów osoby (nagłe przypadki wymagające ratowania zdrowia/życia)
• Wyłącznie działalność niezarobkowa dotycząca członków organizacji
• Przetwarzanie w celach medycznych, zdrowotnych lub naukowo-badawczych
• Powiązania z obroną roszczeń prawnych
• Upublicznienie przez osobę, której dane dotyczą (np. dane zamieszczone w mediach społecznościowych)

Najczęściej w firmie podstawa przetwarzania to wymogi prawa pracy lub obrona roszczeń, a także bezpośrednia zgoda pracownika [3][4].

Obowiązki administratora danych i zabezpieczenia

Administrator danych musi wskazać konkretną podstawę prawną przetwarzania danych wrażliwych i samodzielnie określić cele ich wykorzystania [2][7]. Niezbędne jest również spełnienie tzw. obowiązku informacyjnego – stosowanie klauzul informacyjnych zarówno względem pracowników, jak i innych osób, których dane dotyczą [3][4].

W przypadku przetwarzania danych wrażliwych na dużą skalę, wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych jest obligatoryjne. Przy powierzaniu przetwarzania podmiotom zewnętrznym wymagana jest podpisana, szczegółowa umowa powierzenia zawierająca wykaz stosowanych środków ochrony [2].

Podstawowe zabezpieczenia to anonimizacja, szyfrowanie oraz ograniczenie dostępu jedynie do wyznaczonych, uprawnionych osób [2][6].

Procesy i mechanizmy zgodnego przetwarzania danych wrażliwych

Każdy proces przetwarzania musi być zgodny zarówno z art. 9 RODO (dla danych wrażliwych), jak i art. 6 RODO (dla pozostałych danych osobowych) [3][5].

W firmach typowe podstawy prawne to prawo pracy (art. 9 ust. 2 lit. b RODO), ochrona żywotnych interesów (lit. c), roszczenia prawne (lit. f), cele medyczne (lit. h), badania naukowe (lit. j) [3][5]. To, jaka przesłanka zostanie wybrana, zależy od charakteru działalności firmy oraz okoliczności zbierania danych.

Każde powierzenie danych podmiotom zewnętrznym obliguje firmę do zawarcia umowy powierzenia, którą należy precyzyjnie regulować zakres, środki techniczne i organizacyjne oraz odpowiedzialność obu stron [2].

Aktualne trendy i wyzwania – ochrona danych wrażliwych

Wzrastające zagrożenia cybernetyczne (ataki hakerskie, malware), błędy ludzkie oraz skomplikowane realia transgraniczne znacząco zaostrzają wymogi w zakresie ochrony danych wrażliwych [2][6].

Kluczowe staje się stosowanie anonimizacji, szyfrowania, ograniczania dostępu oraz stałego monitoringu umów powierzenia [2][6]. Rola Inspektorów Ochrony Danych i narzędzi regulujących przepływ informacji systematycznie wzrasta.

Podsumowanie

Przetwarzanie danych wrażliwych w firmie możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy administrator wykaże spełnienie przesłanek określonych w art. 9 RODO oraz zapewni odpowiedni poziom ochrony organizacyjnej i technicznej [1][2][3][5][7]. Każde naruszenie w tym zakresie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i reputacyjnymi.

Źródła:

• [1] https://www.directgroup.com.pl/baza-wiedzy/dane-wrazliwe-definicja-i-znaczenie
• [2] https://finereader.pl/blog/dane-wrazliwe-czym-sa-i-kto-i-kiedy-mozna-je-przetwarzac/
• [3] https://korolko.pl/blog/przetwarzanie-wrazliwych-danych-osobowych/
• [4] https://rkrodo.pl/dane-wrazliwe/
• [5] https://ratio-go.pl/czym-sa-dane-wrazliwe/
• [6] https://amodit.pl/slownik/dane-wrazliwe/
• [7] https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/rules-business-and-organisations/legal-grounds-processing-data/sensitive-data/under-what-conditions-can-my-companyorganisation-process-sensitive-data_pl
• [8] https://ebibojs.pl/index.php/ebib/article/download/88/90/