Przetwarzanie danych osobowych pracowników to jeden z kluczowych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że nie mogą gromadzić wszystkich informacji o swoich pracownikach. RODO jasno określa, jakie dane osobowe pracownika można zbierać i w jakim celu. Przyjrzyjmy się szczegółowo temu zagadnieniu.
Podstawowe dane osobowe, które może gromadzić pracodawca
Zgodnie z przepisami prawa pracy i RODO, pracodawca ma prawo gromadzić podstawowe informacje identyfikacyjne pracownika. Należą do nich imię (lub imiona) i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania oraz numer PESEL. Te dane są niezbędne do prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca może również przechowywać informacje dotyczące wykształcenia pracownika oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy są one wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Dane wrażliwe pracownika – kiedy można je przetwarzać?
Przetwarzanie danych wrażliwych pracownika podlega szczególnej ochronie w świetle RODO. Pracodawca może je gromadzić tylko w ściśle określonych przypadkach, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Dotyczy to między innymi informacji o stanie zdrowia, gdy jest to konieczne do oceny zdolności pracownika do pracy. Należy pamiętać, że zakres tych danych musi być ograniczony do absolutnego minimum.
Zasady przetwarzania danych pracowniczych według RODO
Przetwarzanie danych pracowniczych musi odbywać się zgodnie z podstawowymi zasadami RODO. Pracodawca jest zobowiązany do zachowania przejrzystości w gromadzeniu informacji i informowania pracowników o celu ich wykorzystania.
Dane muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, a dostęp do nich powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionych osób. Pracodawca musi również respektować prawo pracownika do wglądu w swoje dane oraz ich ewentualnej korekty.
Okres przechowywania danych pracowniczych
Dokumentacja pracownicza zawierająca dane osobowe powinna być przechowywana przez ściśle określony czas. Standardowo jest to okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Wyjątkiem są sytuacje, gdy przepisy szczególne nakazują dłuższy okres przechowywania określonych dokumentów. Po upływie wymaganego czasu dane powinny zostać usunięte lub zanonimizowane.
Prawa pracownika w zakresie ochrony danych osobowych
Każdy pracownik ma prawo do kontroli nad swoimi danymi osobowymi. Obejmuje to możliwość dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania czy ograniczenia przetwarzania. Pracodawca musi zapewnić realizację tych praw w sposób skuteczny i terminowy.
Pracownik powinien być także informowany o wszelkich zmianach w zakresie przetwarzania jego danych osobowych oraz o ewentualnych naruszeniach bezpieczeństwa, które mogą dotyczyć jego informacji.
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.