Jak legalnie zbierać podpisy i przestrzegać RODO?

W poniższym artykule przedstawiamy, jak legalnie zbierać podpisy i równocześnie przestrzegać zasad RODO. Artykuł kompleksowo omawia prawne ramy zbierania podpisów, wymogi dotyczące ochrony danych osobowych oraz etapy całego procesu. Dzięki odniesieniom do obowiązujących przepisów i analizie rzeczywistych przypadków, materiał stanowi rzetelne źródło wiedzy dla osób zaangażowanych w inicjatywy obywatelskie.

Prawne ramy zbierania podpisów

Zbiórka podpisów, niezależnie od nazwy, jaką otrzyma (np. apel czy list otwarty), podlega przepisom RODO dzięki swojemu charakterowi prawnemu. Kluczową kwestią jest określenie struktury oraz celu zbierania danych, co wpływa na kwalifikację procesu jako przetwarzania danych osobowych [1][3].

Podstawy prawne, takie jak Kodeks wyborczy, współistnieją z przepisami ogólnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. W kontekście kampanii wyborczych, możliwe jest stosowanie przepisów przewidujących przetwarzanie danych w interesie prawnie uzasadnionym, co nie zawsze wymaga uzyskania wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą [4][5].

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Zapewnienie bezpieczeństwa zbieranych danych jest kluczowym aspektem prawnym i organizacyjnym. Bezpieczeństwo danych oznacza m.in. zastosowanie szyfrowania, ograniczenie dostępu fizycznego oraz wdrożenie procedur pseudonimizacji. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi naruszeniami, jak miało to miejsce w przypadku Komitetu „STOP LGBT”, który został ukarany kwotą 10.913 zł za niedostateczne zabezpieczenie danych [3].

Ocena ryzyka związana z przetwarzaniem podpisów nie może ograniczać się jedynie do ryzyka utraty danych. Należy również uwzględnić prawa osób, których dane dotyczą, a więc zadbać o przejrzystość procedur oraz właściwy nadzór nad dostępem do listy podpisów [3].

Proces zbierania podpisów – etapy i wymogi

Cały proces zbierania podpisów należy podzielić na kilka kluczowych etapów. W fazie przygotowawczej niezbędne jest określenie podstawy prawnej, która może opierać się na zgodzie osoby, obowiązku prawnym lub innym uzasadnionym interesie administratora danych [3].

Drugi etap dotyczy wdrożenia niezbędnych zabezpieczeń. W praktyce oznacza to stosowanie technologii szyfrujących elektroniczne listy podpisów, ograniczenie fizycznego dostępu do dokumentacji oraz wdrożenie rozwiązań służących pseudonimizacji danych [3][4].

W kolejnym etapie, niezwykle istotnym jest informowanie osób, których dane są zbierane. Każdy uczestnik inicjatywy musi zostać dokładnie poinformowany o tym, w jaki sposób jego dane będą wykorzystywane, jakie są podstawy prawne przetwarzania oraz jakie prawa mu przysługują, co wynika z art. 13-14 RODO [4][5].

Zależności prawne i rola przepisów wyborczych

Brak pełnej harmonizacji pomiędzy przepisami szczególnymi, takimi jak Kodeks wyborczy, a ogólnymi przepisami RODO może prowadzić do luk interpretacyjnych. W praktyce oznacza to, że organizacje zbierające podpisy powinny ściśle współpracować z ekspertami prawnymi oraz Inspektorami Ochrony Danych, aby zapewnić zgodność działań z obowiązującymi regulacjami [5][3].

Przepisy te podkreślają konieczność zarówno zabezpieczenia danych, jak i właściwej oceny ryzyka związanego z dostępem osób postronnych do zbiorów podpisów. Utrzymanie wysokich standardów zabezpieczeń jest istotne nie tylko z punktu widzenia prawa, ale także budowania zaufania społecznego [3].

Podsumowanie

Legalne zbieranie podpisów wymaga od organizacji nie tylko znajomości przepisów wynikających z RODO, ale przede wszystkim praktycznego wdrażania odpowiednich zabezpieczeń oraz przejrzystej polityki informacyjnej. Proces ten jest złożony, a niezastosowanie się do obowiązujących regulacji wiąże się z ryzykiem nałożenia wysokich kar, jak pokazuje przypadek Komitetu „STOP LGBT” [3].

Wdrożenie właściwych procedur i dokładna analiza ryzyka umożliwiają legalne oraz bezpieczne zbieranie podpisów, co jest niezbędne w kampaniach wyborczych i inicjatywach obywatelskich. Dzięki połączeniu przepisów szczególnych z ogólnymi zasadami ochrony danych, możliwe jest osiągnięcie równowagi pomiędzy realizacją celów społecznych a poszanowaniem praw jednostki [4][5].

Źródła:

[1] https://www.sk-kancelaria.com.pl/2021/03/03/rodo-a-zbiorka-podpisow-pod-petycja/

[2] https://sylwiaczub.pl/listy-poparcia-a-dane-osobowe/

[3] https://rkrodo.pl/prezes-uodo-nalozyl-kare-w-sprawie-zbierania-podpisow-stop-lgbt/

[4] https://uodo.gov.pl/pl/file/4400

[5] https://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/1202498,rodo-nie-wplywa-na-moc-obowiazujaca-przepisow-kodeksu-wyborczego.html