Wykonywanie kopii dokumentów tożsamości, zwłaszcza dowodu osobistego, budzi liczne wątpliwości dotyczące legalności oraz ochrony danych osobowych. Czy notariusz może kserować dowód osobisty? Odpowiedź jest twierdząca, ale przepisy jasno określają warunki, które muszą zostać spełnione, aby takie działanie było zgodne z prawem i chroniło interesy osób, których dane dotyczą.
Podstawy prawne: kiedy notariusz może kserować dowód osobisty?
Notariusz jest instytucją obowiązaną zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT) i posiada uprawnienie do kopiowania dokumentów tożsamości wyłącznie w ramach realizowanych czynności notarialnych oraz w celu stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Wykonywanie kopii dowodu osobistego jest zatem dopuszczalne, jeśli wynika to z wykonywanych obowiązków prawnych, w tym dokumentowania tożsamości stron czynności notarialnych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu[1][5][6].
Warto podkreślić, że kserowanie dokumentów nie jest czynnością automatyczną. Notariusz powinien każdorazowo przeanalizować, czy sporządzenie kserokopii jest niezbędne, czy też wystarczające okaże się wyłącznie spisanie określonych danych bez tworzenia kopii dokumentu[1][2][4].
Ograniczenia wynikające z RODO i zasady minimalizacji danych
Obowiązujące notariusza uprawnienia są ograniczone przez RODO – rozporządzenie o ochronie danych osobowych oraz zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Oznacza to, że kserowane mogą być tylko te dane, które są absolutnie konieczne do realizacji celu prawnego, a wszelkie informacje, które nie są potrzebne (np. kolor oczu, wzrost, numer dokumentu, jeśli nie jest wymagany), powinny być zakrywane lub anonimizowane[3][4][5]. Nieuprawnione lub zbędne kopiowanie danych osobowych jest zakazane.
Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że kserowanie dokumentów należy ograniczać do niezbędnego minimum i w wielu przypadkach wystarcza samo okazanie dokumentu do wglądu. Instytucja nie powinna kopiować dokumentów, jeśli nie wymagają tego bezpośrednio przepisy prawa lub szczególna sytuacja czynności notarialnej[1][9].
Wyjątki i wyłączenia ustawowe – ustawa o dokumentach publicznych
Zgodnie z ustawą o dokumentach publicznych zabronione jest wykonywanie replik dokumentów, czyli kopii o wielkości 75-120% oryginału, zawierających cechy autentyczności[4][5]. Naruszenie tego przepisu podlega karze nawet do 2 lat pozbawienia wolności. Jednak przepis ten nie dotyczy kserokopii wykonywanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych na podstawie odrębnych regulacji, czyli dokładnie w sytuacjach, w których działa notariusz[4][5].
Warunkiem legalności takiego kserowania jest ścisłe przestrzeganie wyznaczonych procedur: czynność musi być uzasadniona konkretną sytuacją zawodową, oparta na przepisie prawa oraz ograniczona do minimalnego zakresu przetwarzanych danych[1][4][5][6].
Procedura kserowania dowodu przez notariusza – wymogi i praktyka
Notariusz dokonuje oceny, czy kopiowanie dowodu osobistego jest niezbędne dla bezpiecznego i zgodnego z przepisami przeprowadzenia czynności notarialnej. Jeśli wymaga tego ustawa AML/CFT, przetwarza jedynie te dane z dowodu osobistego, które są konieczne do identyfikacji osoby – pozostałe informacje nie mogą być przetwarzane, ani archiwizowane bez uzasadnionej potrzeby[1][2][4].
Z perspektywy bezpieczeństwa danych, praktyka nakazuje również stosowanie zasady anonimizacji – poufne segmenty dowodu (np. cechy wizerunkowe, nieobowiązkowe oznaczenia) powinny być zakrywane na etapie kopiowania dokumentu[3][4][5].
Wnioski: kiedy kserowanie dowodu jest legalne?
Kserowanie dowodu osobistego przez notariusza jest legalne tylko w zakresie precyzyjnie określonym przez przepisy AML oraz przy zachowaniu zasad RODO. Dotyczy to wyłącznie niezbędnych danych, z wykluczeniem wszelkich informacji nadmiarowych, a cała procedura podlega kontroli przez UODO. Zabronione jest sporządzanie replik dokumentów, a jakiekolwiek naruszenie skutkuje odpowiedzialnością karną i dyscyplinarną[1][3][4][5][6][9].
Aktualne trendy pokazują rosnący nacisk organów nadzorczych na stosowanie alternatywnych metod identyfikacji i ograniczanie kopiowania tylko do sytuacji bezwzględnie wymagających archiwizacji dokumentu przez notariusza. Praktyka powinna iść w kierunku spisywania danych oraz minimalizacji przetwarzania danych osobowych zgodnie z zaleceniami UODO[1][9].
Źródła:
- https://lexdigital.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-legalne-czy-nie
- https://chronpesel.pl/ochrona-danych-osobowych/kto-moze-kserowac-dowod-osobisty-czy-to-bezpieczn
- https://prawowroclaw.edu.pl/czy-mozna-kserowac-dowod-osobisty/
- https://szkolenierodo.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-czy-jest-legalne/
- https://kpmg.com/pl/pl/wiedza/prawo/czy-kserowanie-dowodow-osobistych-jest-zabronione.html
- https://walutawiedzy.pl/aml-a-ochrona-danych-osobowych-kiedy-skan-dowodu-jest-legalny/
- https://rkrodo.pl/kto-moze-zadac-kserokopii-dowodu-osobistego/
- https://www.bik.pl/poradnik-bik/dowod-osobisty-ksero
- https://uodo.gov.pl/pl/138/2476
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.