Co to są dane personalne i kiedy mają znaczenie?

Dane personalne są kluczowym elementem funkcjonowania współczesnego społeczeństwa informacyjnego. Ich znaczenie rośnie nie tylko w kontekście prawa, ale również codziennych interakcji i procesów biznesowych. Zrozumienie, czym są dane personalne oraz w jakich sytuacjach mają znaczenie, jest podstawą świadomego i bezpiecznego funkcjonowania w sferze cyfrowej oraz poza nią.

Definicja danych personalnych – co mówi prawo?

W świetle prawa, dane personalne to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Tak precyzyjną definicję zawiera art. 4 ust. 1 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), gdzie wskazuje się na bardzo szeroki zakres danych, które mogą prowadzić do identyfikacji konkretnego człowieka [1][2][4][5]. Podkreślić należy, że pojęcia „dane personalne” i „dane osobowe” są tożsame i mogą być używane zamiennie [9].

Podlegają ochronie zarówno dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację, jak i te, które samodzielnie jej nie umożliwiają, lecz w powiązaniu z innymi informacjami prowadzą do tej samej osoby. Skala ochrony danych personalnych wynika z faktu, że każda informacja, która może zostać powiązana z konkretną osobą, automatycznie staje się przedmiotem szczególnego nadzoru prawnego [3][4][5].

Typy danych personalnych

W ramach danych personalnych wyróżnia się dwie kategorie: dane zwykłe oraz dane o szczególnym charakterze, do których prawo stosuje dodatkowe wymogi ochronne.

Dane zwykłe to podstawowe informacje pozwalające na identyfikację osoby, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu czy numer dokumentu tożsamości [1]. Pozwalają one wyodrębnić indywidualną osobę z grupy i są powszechnie wykorzystywane w rozmaitych procesach administracyjnych czy biznesowych.

Dane wrażliwe (szczególnej kategorii) to informacje wymagające dodatkowych środków ochrony. Obejmują one m.in. dane dotyczące pochodzenia rasowego, poglądów politycznych, stanu zdrowia, przynależności wyznaniowej czy orientacji seksualnej [1]. Ze względu na swój charakter te informacje podlegają restrykcyjniejszej ochronie, a ich przetwarzanie jest dopuszczalne wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.

Mechanizm identyfikacji osoby fizycznej

Istotą pojęcia danych personalnych jest możliwość odniesienia informacji do konkretnej osoby fizycznej, zarówno już znanej, jak i możliwej do zidentyfikowania [6]. Ochrona danych dotyczy każdego fragmentu informacji, który może prowadzić do bezpośredniego lub pośredniego rozpoznania tożsamości człowieka [3].

Możliwość identyfikacji zależy od kontekstu oraz środków jakimi dysponuje osoba przetwarzająca te dane. Przykładowo, nie każda informacja użyta osobno musi być uznana za dane personalne, jednak w zestawieniu z innymi danymi może już prowadzić do jasnego rozpoznania tożsamości jednostki [2][8].

Względność identyfikowalności oznacza, że to, czy dana informacja może być przypisana do osoby fizycznej, zależy m.in. od technologii czy zasobów użytych przy przetwarzaniu danych [2]. Jeżeli identyfikacja wymagałaby nadmiernych działań, środków finansowych czy czasu, taka informacja nie jest uznawana za umożliwiającą określenie tożsamości [7].

Znaczenie danych personalnych – kiedy mają znaczenie?

Dane personalne nabierają znaczenia wszędzie tam, gdzie na ich podstawie można bezpośrednio lub pośrednio wyodrębnić konkretną osobę spośród innych [6][7][8]. Aspekt ten jest istotny w kontekście zarówno praktycznym, jak i prawnym. Prawo nakłada obowiązek szczególnej ochrony za każdym razem, gdy informacje utrwalone o danej osobie czynią ją rozpoznawalną jako indywidualny podmiot [3][8].

Znaczenie danych personalnych wykracza poza sferę relacji pracowniczych czy administracyjnych – przekłada się także na cyfrowe przetwarzanie danych w rozmaitych systemach informatycznych, sektorze zdrowia, edukacji, finansów czy handlu internetowym. To, czy dana informacja lub ich zbiór stanowią dane personalne, określa się przez analizę możliwości identyfikacji w danym kontekście i z użyciem dostępnych środków [8].

Ochrona i instytucje nadzorujące przetwarzanie danych personalnych

Za ochronę danych personalnych w Polsce odpowiada Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) [3]. Organ ten stoi na straży przestrzegania przepisów o ochronie danych i kontroluje procesy przetwarzania informacji mogących prowadzić do jednoznacznej identyfikacji osoby.

Dbałość o dane personalne i znajomość zasad ich przetwarzania to obowiązek każdego podmiotu, który gromadzi, przechowuje lub przekazuje tego typu informacje. Każdorazowe wykorzystanie danych osobowych powinno być zgodne z wytycznymi RODO oraz regułą proporcjonalności w zakresie identyfikacji osoby [7].

Znaczenie w świetle prawa i praktyki

Dane personalne mają istotne znaczenie z punktu widzenia prawnego i społecznego. Odpowiednie definiowanie i ochrona tych informacji są konieczne do zachowania prywatności jednostki i skutecznego egzekwowania jej podstawowych praw [4][6]. Regulacje wskazują, że przetwarzanie danych personalnych powinno odbywać się w określonych ramach prawnych, które zapewniają ochronę przed nadużyciami.

Konieczność ochrony danych personalnych wynika z wielu zagrożeń związanych z rozwojem technologii oraz globalizacją przestrzeni cyfrowej. Każda jednostka, instytucja czy przedsiębiorstwo musi przywiązywać wagę do poprawnego rozumienia zakresu i istoty danych personalnych, gdyż błędy w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz naruszenia prywatności [5][6].

Podsumowanie

Dane personalne to szerokie pojęcie obejmujące wszystkie informacje, które pozwalają na identyfikację pojedynczej osoby fizycznej [1][4]. Ich znaczenie urzeczywistnia się wszędzie tam, gdzie na podstawie dostępnych informacji możliwe jest jej jednoznaczne wyodrębnienie [6][7]. Ochrona danych personalnych to nie tylko wymóg prawny, lecz także konieczność utrzymania bezpieczeństwa i zaufania w społeczeństwie informacyjnym.

Źródła:

• [1] https://www.directgroup.com.pl/baza-wiedzy/czym-sa-dane-osobowe
• [2] https://pl.wikipedia.org/wiki/Dane_osobowe
• [3] https://lexdigital.pl/dane-osobowe-przewodnik
• [4] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-4-definicje
• [5] https://interviewme.pl/blog/dane-osobowe
• [6] https://www.soczko.pl/iod-soczko-partnerzy/komunikaty-iod-y/czym-sa-dane-osobowe/
• [7] https://www.politykabezpieczenstwa.pl/pl/a/co-jest-a-co-nie-jest-danymi-osobowymi
• [8] https://blog-daneosobowe.pl/dane-osobowe-wg-rodo/
• [9] https://odo24.pl/rodo-uodo/dane-personalne-czy-nalezy-je-chronic/