RODO nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji potwierdzającej ochronę danych osobowych. Dotyczy to zarówno dużych organizacji, jak i mikro- oraz małych firm. Kluczowe jest udokumentowanie oceny ryzyka i stosowania odpowiednich środków zabezpieczających przetwarzane informacje[1]. Każdy pracodawca musi również posiadać politykę ochrony danych, prowadzić rejestr czynności lub przynajmniej wykaz przetwarzanych danych, a także przygotować wzory klauzul informacyjnych oraz umów powierzenia przetwarzania danych[1][2][4].
Podstawowe obowiązki dokumentacyjne pracodawcy – zasada rozliczalności RODO
Zasada rozliczalności to jeden z filarów RODO. Wymusza na pracodawcy prowadzenie konkretnej dokumentacji, którą musi okazać podczas ewentualnej kontroli[1]. W zestawie dokumentów niezbędnych do zgodnego z prawem przetwarzania danych znajdują się: polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania lub uproszczony wykaz dla mikroprzedsiębiorstw, procedury obsługi naruszeń, klauzule informacyjne dla pracowników i kandydatów oraz umowy powierzenia przetwarzania, jeśli dane są przekazywane zewnętrznym podmiotom[1][4]. RODO wymaga również regularnego, corocznego przeglądu tych dokumentów, co szczególnie zobowiązuje pracodawcę do zachowania ich aktualności i zgodności z najnowszymi wymogami prawnymi[8].
Aktualne przepisy rozciągają obowiązek dokumentacyjny także na najmniejsze firmy. Do końca 2025 roku wszyscy pracodawcy, w tym mikroprzedsiębiorstwa, muszą przygotować chociaż uproszczoną ocenę ryzyka oraz podstawową dokumentację, której zakres określą indywidualnie, biorąc pod uwagę zakres gromadzonych danych i skalę zagrożeń[1][3].
Polityka ochrony danych osobowych i rejestr czynności przetwarzania
Polityka ochrony danych to podstawowy dokument określający zasady postępowania z danymi w organizacji. Musi zawierać informacje o celach i sposobach przetwarzania, wykaz środków zabezpieczających oraz opisy procedur reagowania w razie naruszeń[1][8]. Uzupełnia ją rejestr czynności przetwarzania danych lub – w przypadku mikro- i małych przedsiębiorstw – uproszczony wykaz przetwarzanych danych. W rejestrze należy wskazać kategorie danych, cele przetwarzania, podstawy prawne, odbiorców oraz okresy przechowywania danych[1][4].
Do zabezpieczeń wymaganych coraz częściej przez unijne i krajowe przepisy należą także procedury zarządzania hasłami, szyfrowania, regularnego wykonywania kopii zapasowych oraz ograniczania dostępu do szczególnie wrażliwych informacji[1][2]. Przedsiębiorcom zaleca się dostosowywanie dokumentacji do nowych standardów jak NIS2, ISO 27001 czy ISO 22301[1].
Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
Umowy powierzenia przetwarzania danych są obowiązkowe, jeżeli pracodawca korzysta z usług zewnętrznych podmiotów, np. firm informatycznych, biur rachunkowych czy innych podwykonawców[1]. Dokument taki musi jasno wskazywać zakres, cel oraz sposób przetwarzania danych, obowiązki stron dotyczące zabezpieczania informacji i rozliczalności, a także określić okres obowiązywania umowy[1][3].
Zgodnie z wytycznymi RODO powierzenie przetwarzania danych bez pisemnej umowy naraża pracodawcę na poważne konsekwencje prawne oraz finansowe, szczególnie w przypadku naruszenia ochrony danych przez podmiot zewnętrzny[1][4].
Dokumenty i klauzule w procesie rekrutacji
W procesie rekrutacji RODO wymaga od pracodawcy uzyskania określonej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Kandydat musi złożyć klauzulę, która jest zgodna z art. 4 pkt 11 RODO: zgoda ma być dobrowolna, konkretna, świadoma i odnosić się do jasno określonego celu przetwarzania (np. wyłącznie do danej rekrutacji)[2][6]. Klauzula powinna wypełniać również wymagania ustawy kodeksu pracy, a jej brak wyklucza możliwość legalnego przetwarzania danych kandydatów do pracy[5].
W aktach osobowych gromadzi się wyłącznie niezbędne dane w formie oświadczeń. Dokumenty takie jak dyplomy czy certyfikaty mogą być jedynie okazane do wglądu, ale nie przechowywane w formie kopii[4][5]. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego dane kandydatów mogą być trzymane maksymalnie przez 3 lata, z uwagi na okres przedawnienia roszczeń pracowniczych[4].
Dokumentacja i zgody dotyczące pracowników i członków ich rodzin
Wszelkie zgody na przetwarzanie danych osobowych pracowników muszą być świadome i udzielone dobrowolnie, w konkretnym celu, np. dla ZFŚS lub benefitów pozapłacowych[4]. W przypadku przetwarzania danych szczególnej kategorii (np. zdrowotnych, rodzinnych) wymagane są imienne upoważnienia i indywidualne zgody także od członków rodziny, których dane są gromadzone przez pracodawcę[3].
Procedury te obejmują w szczególności wykorzystanie materiałów PIT, informacji o stanie zdrowia czy innego rodzaju informacji wrażliwych. Przegląd dokumentacji ZFŚS musi być przeprowadzony do 31 grudnia 2025 roku oraz dalej corocznie, zgodnie z aktualnymi wymaganiami RODO[3].
Dokumentacja w monitoringu wizyjnym i przetwarzaniu wizerunku
Jeżeli firma stosuje monitoring wizyjny lub przetwarzanie wizerunku, RODO wymusza przygotowanie dedykowanych dokumentów informacyjnych. Muszą one określać cel i podstawę stosowania monitoringu, czas przechowywania nagrań, zasady poufności oraz ograniczenia dostępu[5]. Publikowanie wizerunku pracownika lub kandydata wymaga każdorazowo uzyskania wyraźnej zgody, zgodnie z RODO i Kodeksem pracy[5].
Aktualizacja i coroczne przeglądy dokumentacji RODO
Kluczowym wymaganiem RODO jest nie tylko wdrożenie dokumentacji, ale także jej regularna aktualizacja. Dokumenty muszą być przeglądane przynajmniej raz w roku, a w przypadku szczególnych procedur, takich jak ZFŚS, należy ściśle przestrzegać terminów przeglądów narzuconych przez prawo, np. do końca roku kalendarzowego[3][8].
Zmiany w zakresie przetwarzania, wykorzystywania nowych podmiotów zewnętrznych czy wdrażania nowoczesnych technologii (np. nowych systemów informatycznych) wymagają każdorazowo ponownej analizy ryzyka oraz aktualizacji wszystkich związanych z tym dokumentów RODO[1].
Podsumowanie: komplet dokumentacji RODO wymagany od pracodawcy
Podstawowy zestaw dokumentów RODO wymaganych od pracodawców obejmuje: ocenę ryzyka przetwarzania, politykę ochrony danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania (lub jego uproszczony wykaz), procedury reagowania na naruszenia, wzory klauzul informacyjnych, zgody i upoważnienia do przetwarzania danych, a także umowy powierzenia, jeśli dane są powierzane podmiotom zewnętrznym[1][3][4]. Wszystkie dokumenty powinny być nie tylko przygotowane, ale również stale aktualizowane oraz przeglądane, tak by zapewnić zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami i praktyką ochrony danych osobowych w miejscu pracy[8].
Źródła:
- https://serwisy.gazetaprawna.pl/msp/artykuly/10613789,rodo-w-2026-nowe-wyzwania-dla-firm-mikro-i-malych.html
- https://lexdigital.pl/aktualna-klauzula-rodo
- https://zg.frdl.pl/static/upload/store/Oferty_szkolen/2025_12/ZG/05.12.25_ZFSS.pdf
- https://uodo.gov.pl/pl/579/3207
- https://centrumverte.pl/blog/rodo-w-kadrach-i-placach-ochrona-danych-osobowych-w-procesie-rekrutacji/
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-co-zmienila-nowa-klauzula-w-cv-po-wejsciu-rodo
- https://www.ifirma.pl/obowiazki-przedsiebiorcy-koniec-2025-i-poczatek-2026-roku/
- https://owocneinwestycje.pl/rodo-w-firmie-jakie-dokumenty-musisz-miec
- https://interviewme.pl/blog/ochrona-danych-osobowych
- https://grantthornton.pl/publikacja/15-najwazniejszych-zmian-i-trendow-w-podatkach-dla-przedsiebiorcow-na-2026-r/
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.