Na podstawie jakich przepisów przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzanie danych osobowych w Polsce podlega ścisłym regulacjom prawnym, które wynikają głównie z przepisów unijnych i krajowych. Kluczowy jest tu RODO (Rozporządzenie (UE) 2016/679), a uzupełnieniem są polskie akty prawne oraz nowo wprowadzony Akt w sprawie danych. Z poniższego artykułu dowiesz się, na podstawie jakich przepisów przetwarzamy dane osobowe oraz jakie zasady regulują ten proces.

Prawne podstawy przetwarzania danych osobowych

Pierwszym i najważniejszym dokumentem w zakresie przetwarzania danych osobowych jest RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), stosowane we wszystkich państwach członkowskich od 25 maja 2018 roku. Przepisy RODO definiują pojęcie „danych osobowych” jako każdą informację, która umożliwia identyfikację osoby fizycznej, m.in. imię, nazwisko czy adres. To właśnie RODO określa ramy prawne dla zbierania, przechowywania i innych czynności na danych osobowych w Unii Europejskiej [3][4][6].

W Polsce uzupełniającym aktem jest Ustawa o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. (aktualizacja ustawy z 29 sierpnia 1997 r.), która dostosowuje prawo krajowe do wymagań RODO oraz określa kompetencje Prezesa UODO, nadzór i kwestie proceduralne [2]. Dodatkowo od 12 września 2025 r. przetwarzanie danych będzie podlegać uregulowaniom Aktu w sprawie danych (Rozporządzenie (UE) 2023/2854), który koncentruje się na interoperacyjności i wymianie danych w środowiskach cyfrowych bez znoszenia wymogów RODO [5].

Sześć podstaw prawnych przetwarzania danych zwykłych

Każde przetwarzanie danych osobowych w UE musi opierać się na jednej z sześciu podstaw prawnych określonych w RODO:

• zgoda osoby, której dane dotyczą,
• realizacja umowy,
• wypełnienie prawnego obowiązku ciążącego na administratorze,
• ochrona żywotnych interesów osoby fizycznej,
• wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
• prawnie uzasadnione interesy administratora danych lub strony trzeciej.

Każda z powyższych przesłanek stanowi osobną i równoważną legitymację działań na danych osobowych, a administrator jest zobowiązany do udokumentowania wybranej podstawy przetwarzania. Odpowiednie zastosowanie tych przesłanek zapewnia zgodność działań z wymaganiami zarówno RODO, jak i ustawodawstwa krajowego [6].

Kluczowe zasady przetwarzania danych osobowych (art. 5 RODO)

RODO nakłada na administratorów obowiązek przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych. Należy do nich m.in.:

• zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość – dane muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, uczciwie i transparentnie wobec osób, których dane dotyczą,
• ograniczenie celu – zbieranie danych tylko do konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celów,
• minimalizacja danych – gromadzenie wyłącznie danych niezbędnych do realizacji określonego celu,
• prawidłowość – zapewnienie aktualności i prawdziwości przetwarzanych danych,
• ograniczenie przechowywania – przechowywanie danych w formie umożliwiającej identyfikację osoby tylko przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne,
• integralność i poufność – zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych,
• rozliczalność – udokumentowanie wszelkich czynności na danych i możliwość ich wykazania wobec organu nadzorczego [4].

Procesy, mechanizmy i odpowiedzialność

Kluczowy jest obowiązek uzasadnienia i dokumentowania procesów przetwarzania. Każda operacja na danych – od zbierania, przez udostępnianie, aż po usuwanie – wymaga nie tylko prawnej podstawy, ale też wdrożenia mechanizmów zapewniających bezpieczeństwo oraz prowadzenia szczegółowej dokumentacji działań. Administrator danych ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność działań z przepisami i efektywną ochronę danych.

W praktyce oznacza to także konieczność ustanowienia inspektora ochrony danych (IOD) w określonych przypadkach oraz prowadzenia rejestru czynności i incydentów przetwarzania. W dużych organizacjach i dla operacji wysokiego ryzyka obligatoryjnie konieczna jest ocena skutków dla ochrony danych (DPIA). Regularne szkolenia personelu oraz wdrażanie polityki privacy by design/default to obecnie obowiązujące standardy [1][2][4].

Nowe trendy i zmiany regulacyjne

Do najistotniejszych trendów regulacyjnych i organizacyjnych w najbliższych latach należą: nacisk na przeprowadzanie DPIA dla nowych rozwiązań IT, uwzględnianie privacy by design, szczegółowa weryfikacja transferów danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, częste szkolenia personelu oraz rozbudowane procedury raportowania naruszeń. Ponadto, od 2025 roku zastosowanie znajdzie Akt w sprawie danych, rozszerzający obowiązki dotyczące wymiany i ochrony danych w sektorze prywatnym i publicznym [1][5].

RODO zachowuje swoją nadrzędność, a planowane są tylko aktualizacje wytycznych przez UODO i EROD, co ma usprawnić praktyczne stosowanie obowiązujących przepisów bez wprowadzania nowych ustawowych obowiązków [1][5].

Zależności i powiązania między przepisami

RODO ma charakter nadrzędny wobec ustaw krajowych; krajowe regulacje mają charakter uzupełniający i proceduralny. Akt w sprawie danych jest komplementarny względem przepisów RODO: nie zastępuje ich, lecz określa nowe wymogi interoperacyjności i wymiany danych w środowiskach cyfrowych. Prezes UODO monitoruje przestrzeganie zarówno RODO, jak i Aktu w sprawie danych, a wdrażane zmiany mają w praktyce zapewnić wyższy poziom ochrony i rozliczalności danych osobowych [2][5].

Wraz z nowelizacjami rosną także obowiązki informacyjne firm oraz uprawnienia właścicieli danych, co zwiększa transparentność przetwarzania oraz poziom kontroli obywatela nad własnymi informacjami [2][5].

Podsumowanie

Przetwarzanie danych osobowych w Polsce i całej Unii Europejskiej opiera się na rozbudowanych, jasno określonych przepisach. Najważniejsze podstawy prawne to RODO, polska Ustawa o ochronie danych osobowych oraz Akt w sprawie danych wchodzący niebawem w życie. Każda operacja na danych wymaga spełnienia ściśle określonych przesłanek prawnych, przestrzegania zasad przetwarzania oraz udokumentowania zgodności działań. Systematycznie aktualizowane wytyczne organów nadzorczych mają zapewnić właściwe stosowanie przepisów oraz bezpieczeństwo i przejrzystość w relacjach z osobami, których dane dotyczą.

Źródła:

• [1] https://serwisy.gazetaprawna.pl/msp/prawo/artykuly/10588569,nowe-obowiazki-inspektorow-ochrony-danych-iod-w-2026.html
• [2] https://interviewme.pl/blog/ochrona-danych-osobowych
• [3] https://uodo.gov.pl/pl/131/224
• [4] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-5-zasady-dotyczace-przetwarzania-danych-osobowych
• [5] https://uodo.gov.pl/pl/138/3878
• [6] https://lexdigital.pl/dane-osobowe-przewodnik
• [7] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-standardy-ochrony-maloletnich-a-rodo-wytyczne-i-zalecenia-uodo