Naruszenie ochrony danych osobowych gdzie zgłosić?

Naruszenie ochrony danych osobowych wymaga natychmiastowych i określonych działań zarówno przez administratora danych, jak i osoby, których dane dotyczą. W tym artykule dowiesz się gdzie zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych, jakie są obowiązki osób odpowiedzialnych za zarządzanie danymi oraz jak przebiega proces zgłoszenia i postępowania po incydencie.

Definicja naruszenia ochrony danych osobowych

Naruszenie ochrony danych osobowych oznacza każde zdarzenie skutkujące niezgodnością z przepisami, takimi jak RODO. Obejmuje to utratę, uszkodzenie, nieautoryzowane ujawnienie lub dostęp do danych osobowych, co może mieć konsekwencje dla osób, których dane dotyczą https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu.

Rozumienie tego pojęcia jest kluczowe dla właściwej reakcji. Proces przeciwdziałania naruszeniom został opisany w licznych aktach prawnych oraz wytycznych organów nadzorczych https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf.

Gdzie i w jakim terminie zgłaszać naruszenie ochrony danych osobowych

Naruszenie ochrony danych osobowych należy zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce lub, w przypadku transgranicznego zdarzenia, do innego odpowiedniego organu nadzorczego w Unii Europejskiej. Zgłoszenie powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia incydentu https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu.

Administrator danych po zidentyfikowaniu naruszenia musi także dokonać oceny ryzyka. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie, należy powiadomić również osoby, których dane dotyczą https://odo24.pl/blog-post.jak-poradzic-sobie-z-naruszeniem-ochrony-danych-poradnik-z-perspektywy-administratora-firmy.

Zdarzenia, które mają charakter transgraniczny, wymagają kontaktu z wiodącym organem nadzorczym, którym może być zarówno Prezes UODO jak i inny organ UE, w zależności od miejsca prowadzenia działalności i lokalizacji osób, których dane zostały naruszone https://uodo.gov.pl/pl/525/2582.

Najważniejsze pojęcia i role w procesie zgłaszania naruszeń

Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych, a IOD (Inspektor Ochrony Danych) monitoruje zgodność procesów z przepisami oraz wspiera dokumentację i komunikację z organami https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf.

Organ nadzorczy, taki jak Prezes UODO, jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń naruszeń, ich analizę i podejmowanie decyzji nadzorczych. Oprócz tego prowadzi rejestr naruszeń i wydaje wytyczne dotyczące postępowania w przypadku incydentów https://sawaryn.com/publikacje/jak-dokumentowac-i-zglaszac-naruszenia-danych-osobowych/.

Dokumentacja i analiza naruszenia

Każde naruszenie wymaga sporządzenia szczegółowej dokumentacji. Dokumentacja powinna zawierać: charakter naruszenia, liczbę osób i zbiorów danych objętych incydentem, a także opis środków zastosowanych w celu ograniczenia skutków naruszenia https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf.

Niezbędnym etapem jest także ocena ryzyka. Jeżeli poszkodowanych może dotyczyć wysokie prawdopodobieństwo negatywnych skutków, administrator zobowiązany jest wdrożyć odpowiednie środki naprawcze oraz poinformować osoby dotknięte naruszeniem https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu.

Kluczowe elementy procesu zarządzania naruszeniami

Rejestr naruszeń to jeden z podstawowych elementów prawidłowego postępowania. Każde naruszenie musi zostać odnotowane w takim rejestrze, niezależnie od tego czy było zgłoszone do organu nadzorczego https://sawaryn.com/publikacje/jak-dokumentowac-i-zglaszac-naruszenia-danych-osobowych/.

Proces zgłaszania obejmuje też analizę incydentu, wdrożenie środków zaradczych oraz analizę skutków naruszenia. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji i bieżące aktualizowanie procedur jest niezbędne, by zmniejszyć ryzyko podobnych zdarzeń w przyszłości https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf.

Ważną częścią postępowania jest również powiadomienie osób poszkodowanych, jeśli istnieje ku temu uzasadnione ryzyko. Administracja powinna jasno określić zakres informacji i sposób komunikacji z osobami, których dane zostały naruszone https://odo24.pl/blog-post.jak-poradzic-sobie-z-naruszeniem-ochrony-danych-poradnik-z-perspektywy-administratora-firmy.

Jakie informacje zawiera zgłoszenie naruszenia?

Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych musi być kompletne. Powinno dokładnie opisywać charakter incydentu, liczbę osób poszkodowanych, zakres dotkniętych danych oraz środki zaradcze podjęte w odpowiedzi na naruszenie https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf.

Ważnym elementem jest także przedstawienie możliwych konsekwencji zdarzenia oraz sposobu kontaktu z IOD lub administratorem danych, który udzieli dodatkowych informacji osobom, których dane zostały objęte zdarzeniem https://uodo.gov.pl/pl/492/2278.

Podsumowanie

Gdzie zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych? Zawsze do właściwego organu nadzorczego – w Polsce jest to Prezes UODO – w terminie nie dłuższym niż 72 godziny od stwierdzenia naruszenia. W procesie postępowania kluczowe są: ocena ryzyka, pełna dokumentacja, rejestr naruszeń oraz rzetelne powiadomienie osób poszkodowanych zgodnie z przepisami prawa https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu.

Źródła:

• [1] https://uodo.gov.pl/pl/492/2278
• [2] https://www.gov.pl/attachment/82cfecfc-aff9-4dad-a091-a4ec51299176
• [3] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu
• [4] https://uodo.gov.pl/pl/525/2582
• [5] https://sawaryn.com/publikacje/jak-dokumentowac-i-zglaszac-naruszenia-danych-osobowych/
• [6] https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf
• [7] https://odo24.pl/blog-post.jak-poradzic-sobie-z-naruszeniem-ochrony-danych-poradnik-z-perspektywy-administratora-firmy