Czy skanowanie dowodu osobistego jest legalne?

Czy skanowanie dowodu osobistego jest legalne? Odpowiedź brzmi: Tak, ale wyłącznie w określonych przypadkach i zgodnie z przepisami prawa [1][2][6]. Nie każda instytucja ani nie w każdej sytuacji ma prawo skanować czy kopiować dowód osobisty. W artykule poniżej wyjaśniamy szczegółowo zasady i uwarunkowania prawne dotyczące tego procesu oraz konsekwencje łamania przepisów.

Kiedy skanowanie dowodu osobistego jest legalne?

Skanowanie dowodu osobistego jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy instytucja posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych z dokumentu oraz konieczność realizacji przepisów, np. przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) lub finansowania terroryzmu [1][2][6]. Uprawnienie dotyczy m.in. banków, które zobowiązane są ustawowo do weryfikacji tożsamości klienta w określonych okolicznościach, lecz nawet one nie mają nieograniczonej swobody w kopiowaniu dokumentu [2][5].

Zasady wyznacza RODO – kluczowa jest zasada minimalizacji danych, wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. c. Rozporządzenia, nakazująca instytucjom przetwarzać wyłącznie dane niezbędne do realizacji ustawowych obowiązków [2][3]. Oznacza to, że skanowanie całego dowodu jest legalne tylko wtedy, gdy przetwarzanie całości zawartych w nim danych jest rzeczywiście uzasadnione i konieczne. Nieprzestrzeganie tej reguły podlega sankcjom.

Kto może skanować dowód osobisty?

Prawnie uprawnione do skanowania dokumentów tożsamości są przede wszystkim instytucje finansowe i nieliczne inne podmioty działające w ramach przepisów AML, takich jak banki, instytucje kredytowe, czy płatnicze [1][6]. Zakres ten wynika bezpośrednio z wykazu określonego w stosownych ustawach.

Zgodnie z art. 112b Prawa bankowego, banki mogą przetwarzać dane z dowodów osobistych, lecz nie posiadają prawa do swobodnego i rutynowego kopiowania pełnych dokumentów [5]. Ich działania powinny być każdorazowo oceniane przez pryzmat niezbędności i zgodności z celami ustawowymi.

Ryzyka i konsekwencje nieuzasadnionego skanowania

Praktyka masowego skanowania dowodów osobistych, bez rzeczywistej potrzeby wynikającej z przepisów prawa, stanowi istotne naruszenie zasad ochrony danych osobowych. Uznane to zostało w decyzji Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który nałożył na ING Bank Śląski rekordową karę w wysokości 18 416 400 zł za skanowanie dowodów blisko 4,72 mln klientów przez ok. 18 miesięcy bez odpowiednich podstaw prawnych [2][3].

UODO podkreślił, iż skanowanie dowodów nie może być procedurą rutynową, ani powszechnym wymogiem – jest dopuszczalne wyłącznie w ściśle określonych przypadkach [2][3]. Instytucje pomijające zasadę minimalizacji oraz bezpodstawnie kopiujące dokumenty muszą liczyć się z ryzykiem poważnych sankcji finansowych i wizerunkowych.

Regulacje prawne i ochrona danych osobowych

Dowód osobisty stanowi dokument szczególnie chroniony, a jego przetwarzanie podlega rygorystycznym zasadom wynikającym z Ustawy o dowodach osobistych oraz RODO [1][2][3]. Kluczowe znaczenie mają tu przepisy chroniące prywatność i nakazujące ograniczenie przetwarzania wyłącznie do sytuacji, gdy jest to wymagane przez prawo.

Elementy składowe dowodu, takie jak imię, nazwisko, numer PESEL oraz inne dane osobowe, są objęte szczególną ochroną. Kopiowanie całego dokumentu jest możliwe wyłącznie przy spełnieniu rygorystycznych formalności i ustaleniu, że żaden inny, mniej inwazyjny sposób weryfikacji nie wystarczy [2][3][6].

Tendencje i rozwiązania elektroniczne

Coraz częściej zarówno instytucje, jak i ustawodawcy, skłaniają się ku elektronicznym metodom potwierdzania tożsamości – przykładem jest wykorzystanie e-dowodu oraz podpisów elektronicznych [9]. Dzięki tym rozwiązaniom potrzeba fizycznego skanowania czy kopiowania dokumentów ulega ograniczeniu, co przyczynia się do wzrostu bezpieczeństwa przetwarzania danych i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Przykładowo użytkownicy e-dowodu mogą podpisywać dokumenty elektronicznie nawet do określonego limitu miesięcznego, a proces ten nie wiąże się z kopiowaniem wrażliwych danych w formie papierowej czy elektronicznej [9].

Podsumowanie – czy skanowanie dowodu osobistego jest legalne?

Skanowanie dowodu osobistego jest legalne wyłącznie wtedy, gdy wynika z przepisów prawa oraz jest niezbędne do realizacji określonych obowiązków [1][2][3][6]. Rutynowe lub masowe kopiowanie dokumentów, szczególnie bez odpowiedniej podstawy prawnej i poza zakresem minimalizacji danych, jest niezgodne z przepisami RODO i może skutkować dotkliwymi karami oraz odpowiedzialnością prawną instytucji [2][3][5]. Nowoczesne, elektroniczne formy weryfikacji tożsamości zmniejszają potrzebę fizycznego skanowania dowodów osobistych i przyczyniają się do bezpieczniejszego oraz bardziej efektywnego zarządzania danymi osobowymi [9].

Źródła:

• [1] https://drukorz.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-zasady-i-zagrozenia/
• [2] https://sekurak.pl/druga-najwieksza-kara-od-puodo-powodem-skanowanie-przez-ing-bank-slaski-dowodow-osobistych/
• [3] https://uodo.gov.pl/pl/138/3854
• [5] https://lexdigital.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-legalne-czy-nie
• [6] https://walutawiedzy.pl/aml-a-ochrona-danych-osobowych-kiedy-skan-dowodu-jest-legalny/
• [9] https://superbiz.se.pl/wiadomosci/mobywatelem-podpiszesz-dokumenty-w-calej-ue-ministerstwo-cyfryzacji-oglosilo-wazna-decyzje-aa-56do-27na-m32V.html