Bezpieczne wysyłanie skanu dowodu osobistego – na co uważać?

Bezpieczne wysyłanie skanu dowodu osobistego – na co uważać?

W dobie cyfryzacji coraz częściej spotykamy się z prośbą o przesłanie skanu dowodu osobistego. Czy jest to bezpieczne? Jak chronić swoje dane podczas takiej operacji? Niestety, statystyki są niepokojące – co trzeci Polak miał do czynienia z próbą wyłudzenia danych, a co ósmy padł ofiarą takiego przestępstwa [5]. Dlatego tak ważne jest, by wiedzieć, jak zabezpieczyć swoje dokumenty przed wysłaniem.

Dlaczego firmy proszą o skan dowodu osobistego?

Prośba o przedstawienie skanu dowodu osobistego jest dość powszechną praktyką w wielu sektorach usługowych. Instytucje takie jak banki, biura maklerskie, operatorzy telekomunikacyjni czy dostawcy usług internetowych mają prawne podstawy, by żądać potwierdzenia tożsamości klienta [3][4]. Jest to zazwyczaj związane z:

– Weryfikacją tożsamości przy podpisywaniu umów na odległość
– Zapobieganiem oszustwom i wyłudzeniom
– Spełnieniem wymogów regulacyjnych, w tym RODO

Przykładowo, platforma OLX wymaga weryfikacji tożsamości od sprzedawców, którzy oferują produkty o wartości powyżej 3000 zł lub prowadzą powtarzalną sprzedaż [3]. Jest to mechanizm ochronny zarówno dla sprzedających, jak i kupujących.

Wzrost prośb o skany dokumentów wiąże się również ze zwiększoną świadomością ochrony danych osobowych, szczególnie po wprowadzeniu przepisów RODO [4]. Paradoksalnie, przepisy mające chronić nasze dane, wymagają dodatkowej weryfikacji tożsamości.

Jakie dane warto zasłonić przed wysłaniem skanu?

Bezpieczne wysyłanie skanu dowodu osobistego wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentu. Nie wszystkie dane muszą być widoczne dla odbiorcy. Przed wysłaniem warto zasłonić:

– Numer PESEL – to jeden z najbardziej wrażliwych elementów, który może posłużyć do kradzieży tożsamości [1][2]
– Serię i numer dokumentu – dane te mogą zostać wykorzystane do podszywania się pod właściciela [1][3]
– Zdjęcie – w wielu przypadkach samo potwierdzenie tożsamości nie wymaga przesyłania wizerunku [1][2][3]
– Podpis – to element, który łatwo skopiować do fałszywych dokumentów [2]

Pozostawiamy widoczne tylko te elementy, które są niezbędne do weryfikacji, najczęściej imię, nazwisko oraz datę wydania dokumentu [1].

Jak technicznie zabezpieczyć skan dowodu?

Istnieje kilka skutecznych metod zabezpieczenia skanu dowodu osobistego:

Metoda fizycznego zakrycia

Najprostszym sposobem jest fizyczne zasłonięcie wrażliwych danych przed zeskanowaniem lub zrobieniem zdjęcia:

1. Połóż na dokumencie małe karteczki papieru zakrywające wrażliwe dane [1][2][3]
2. Zrób zdjęcie lub zeskanuj dokument
3. Upewnij się, że zakryte dane nie są widoczne

Ta metoda jest prosta i skuteczna, nie wymaga znajomości programów graficznych.

Edycja cyfrowa

Jeśli posiadasz już skan, możesz go zmodyfikować:

1. Otwórz plik w programie graficznym (nawet najprostszym, jak Paint)
2. Zaznacz obszary z wrażliwymi danymi
3. Zamaluj je jednolitym kolorem lub zastosuj efekt rozmycia [1][3]

Ważne jest, by użyć metody, która całkowicie uniemożliwi odczytanie danych – proste rozmazanie może być niewystarczające.

Bezpieczne metody przesyłania zabezpieczonego skanu

Sam zabezpieczony skan to dopiero połowa sukcesu. Równie istotny jest bezpieczny sposób wysyłania dokumentu:

Wysyłka elektroniczna

Przy przesyłaniu elektronicznym warto zastosować dodatkowe zabezpieczenia:

1. Używaj zaszyfrowanych plików – zapisz skan w formacie PDF z hasłem [1]
2. Prześlij hasło innym kanałem komunikacji – jeśli wysyłasz e-mail z załącznikiem, przekaż hasło przez SMS lub telefonicznie [1]
3. Weryfikuj adres odbiorcy – upewnij się, że przesyłasz dane na właściwy, oficjalny adres firmy lub instytucji
4. Używaj bezpiecznych formularzy – wiele instytucji oferuje specjalne, zabezpieczone formularze do przesyłania dokumentów

Wysyłka tradycyjna

Jeśli zdecydujesz się na wysyłkę papierowej kopii:

1. Wybierz list polecony – daje on większą pewność, że dokument trafi do właściwego adresata [1]
2. Użyj nieprzezroczystej koperty – zapobiegnie to przypadkowemu ujawnieniu zawartości [1]
3. Sprawdź dokładny adres – upewnij się, że wysyłasz dokumenty na właściwy adres

Komu możemy bezpiecznie wysłać skan dowodu?

Nie każda prośba o przesłanie skanu dowodu osobistego jest uzasadniona. Generalnie, można wyróżnić kilka kategorii podmiotów uprawnionych do weryfikacji tożsamości:

1. Instytucje finansowe – banki, firmy ubezpieczeniowe, biura maklerskie [3][4]
2. Operatorzy telekomunikacyjni – przy zawieraniu umów na abonament [4]
3. Dostawcy usług internetowych – przy podpisywaniu umów [4]
4. Platformy handlowe – w określonych przypadkach, np. sprzedaż o wysokiej wartości [3]

Zawsze warto zadać pytanie, w jakim celu dana instytucja potrzebuje kopii dokumentu i czy na pewno ma do tego prawo. W przypadku wątpliwości, lepiej skontaktować się bezpośrednio z instytucją przez oficjalny kanał komunikacji.

Kiedy odmówić przesłania skanu dowodu?

Istnieją sytuacje, w których powinniśmy być szczególnie czujni i rozważyć odmowę:

1. Nieznane firmy lub osoby prywatne – jeśli nie znasz odbiorcy, nie wysyłaj skanu
2. Podejrzane okoliczności – prośby wysyłane przez komunikatory, z prywatnych adresów e-mail
3. Brak uzasadnienia – jeśli firma nie potrafi wyjaśnić, po co potrzebuje dokumentu
4. Presja czasowa – gdy ktoś naciska na szybkie przesłanie dokumentu „bo oferta przepadnie”

Pamiętaj, że ochrona danych osobowych jest Twoim prawem. W przypadku wątpliwości lepiej poszukać alternatywnych metod weryfikacji tożsamości lub skonsultować się z instytucją chroniącą prawa konsumentów.

Co zrobić, jeśli nasze dane zostały wykorzystane?

Jeśli podejrzewasz, że Twój skan dowodu osobistego mógł zostać wykorzystany niezgodnie z przeznaczeniem:

1. Zgłoś incydent na policję – kradzież tożsamości jest przestępstwem
2. Zawiadom bank – aby zapobiec ewentualnym wyłudzeniom kredytów
3. Monitoruj swoją historię kredytową – sprawdzaj regularnie, czy nie pojawiają się nieznane zobowiązania
4. Rozważ zastrzeżenie dokumentu – w przypadku podejrzenia poważnego naruszenia

Podsumowanie

Bezpieczne wysyłanie skanu dowodu osobistego jest możliwe pod warunkiem zastosowania odpowiednich środków ostrożności. Najważniejsze zasady to:

– Zasłanianie wrażliwych danych, takich jak PESEL, numer dokumentu i zdjęcie
– Korzystanie z bezpiecznych kanałów przesyłania dokumentów
– Weryfikacja, czy odbiorca ma prawo żądać takiego dokumentu
– Stosowanie dodatkowych zabezpieczeń, jak szyfrowanie plików

W czasach, gdy co trzeci Polak doświadczył próby wyłudzenia danych, a co ósmy padł ofiarą takiego przestępstwa [5], odpowiednia ostrożność nie jest przesadą, lecz koniecznością.

Źródła:

[1] https://polskirezydent.pl/skan-dowodu-osobistego-jak-go-bezpiecznie-przeslac/
[2] https://www.aasapolska.pl/blog/jak-oszczedzac-8/przesylanie-skanow-dowodow-osobistych-w-sieci
[3] https://abfoto.pl/jak-zabezpieczyc-skan-lub-zdjecie-dowodu-osobistego
[4] https://www.telepolis.pl/artykuly/poradniki/operatorzy-telekomunikacyjni-umowy-dane-klientow
[5] https://chronpesel.pl/ochrona-danych-osobowych/kto-moze-kserowac-dowod-osobisty-czy-to-bezpieczne