Jakich danych może żądać pracodawca podczas rekrutacji?

Jakich danych może żądać pracodawca podczas rekrutacji? To pytanie często pojawia się wśród kandydatów na rynku pracy. Odpowiedź jest precyzyjnie określona przez prawo – kodeks pracy oraz RODO wskazują jednoznacznie, jakich informacji można wymagać w ramach procesu rekrutacji, a także jasno określają ograniczenia chroniące prywatność kandydatów już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej[1][2][3][4].

Podstawowy zakres danych osobowych wymaganych przez pracodawcę

W trakcie rekrutacji pracodawca może żądać wyłącznie danych osobowych niezbędnych do przeprowadzenia procesu zatrudnienia. Podstawowy katalog obejmuje sześć głównych kategorii informacji: imię, nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe (adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu). Uzyskanie takich danych wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy i jest niezbędne do ewentualnego nawiązania stosunku pracy oraz dalszej komunikacji z kandydatem[1][2][3][4].

Wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg zatrudnienia należą do kolejnej grupy danych, jednak mogą być żądane wyłącznie wtedy, kiedy są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Oznacza to, że nie każdy kandydat na dowolne stanowisko musi udostępniać swoją historię zawodową – zakres żądanych informacji musi być proporcjonalny do potrzeb wynikających z charakteru pracy[1][3].

Zmiany prawne a ograniczenia w żądaniu danych osobowych

W kontekście ochrony prywatności kandydatów w rekrutacji, coraz większe znaczenie mają zarówno ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy jak i RODO. Pracodawcy nie mogą domagać się żadnych innych danych niż te wyraźnie określone przez ustawodawcę, co zapobiega ryzyku dyskryminacji oraz nadmiernej ingerencji w życie osobiste kandydatów[3][4].

Szczególnie istotną zmianą jest wejście w życie nowych przepisów od 24 grudnia 2025 roku. Zgodnie z nimi, pracodawca nie będzie miał prawa żądać informacji o wynagrodzeniu uzyskiwanym w poprzednich i obecnych miejscach pracy. Ograniczenie to ma wzmocnić ochronę prywatności kandydatów oraz ujednolicić standardy prowadzenia rekrutacji[1][3].

Proces pozyskiwania danych i odpowiedzialność pracodawcy

Kandydat sam wskazuje dane kontaktowe, które mogą być wykorzystane wyłącznie w celu procesu rekrutacji oraz ewentualnego zawarcia umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych informacji i nie przekraczać zakresu danych określonych w przepisach. Każde pozyskanie danych musi być zgodne z RODO oraz art. 22¹ Kodeksu pracy, co gwarantuje, że informacje te są gromadzone jedynie w niezbędnym zakresie i odpowiednio zabezpieczane przed dostępem osób nieuprawnionych[1][2][4].

Pozyskiwanie danych dotyczących kwalifikacji i doświadczenia jest możliwe tylko wtedy, gdy wymaga tego specyfika i wymagania danego stanowiska. Oznacza to konieczność stosowania zasady minimalizacji danych – i jest to zarówno praktyczny, jak i prawny wymóg związany z procesem rekrutacji[2][3].

Transparentność procesu rekrutacji i ochrona prywatności kandydatów

Rosnąca rola regulacji prawnych w dziedzinie rekrutacji skutkuje wyższym poziomem transparentności procesu oraz ochrony prywatności kandydatów. Pracodawca nie ma prawa żądać danych wykraczających poza jasno określony katalog, a wszelkie odstępstwa są niezgodne z prawem. Przestrzeganie tych reguł ogranicza ryzyko dyskryminacji i wzmacnia zaufanie do pracodawcy jako podmiotu odpowiedzialnego za przetwarzanie informacji w sposób profesjonalny i zgodny z obowiązującymi standardami[3][4].

Wprowadzenie nowych przepisów od grudnia 2025 r. określających zakaz żądania informacji o zarobkach dodatkowo standaryzuje rekrutację – praktyka ta jest istotnym krokiem w kierunku zapewnienia równości i minimalizowania ryzyka uprzedzeń wobec kandydatów[1][3].

Podsumowanie: Zakres żądanych danych w rekrutacji

Pracodawca może żądać od kandydatów jedynie tych informacji, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji i zawarcia umowy o pracę. W większości przypadków są to: imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, oraz przebieg zatrudnienia – przy czym te trzy ostatnie wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego obowiązki na danym stanowisku[1][2][3][4].
Od 24 grudnia 2025 roku nie będzie możliwe żądanie informacji dotyczących dotychczasowego wynagrodzenia. Zakres pozyskiwanych danych musi zawsze wynikać z potrzeb stanowiska, wymogów prawa pracy i zasad RODO. Pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność z przepisami oraz ochronę przekazanych informacji – wszystko dla bezpieczeństwa, przejrzystości oraz poszanowania praw kandydatów[1][3][4].

Źródła:

• [1] https://knmp.pl/rekrutacja-a-twoje-dane-co-wolno-pracodawcy/
• [2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dane-osobowe-kandydata-do-pracy-wymagane-dokumenty-przez-pracodawce
• [3] https://www.infor.pl/prawo/praca/prawa-pracownika/6963486,zmiany-w-rekrutacji-moga-zadac-wielu-informacji-ale-nie-o-wynagrodzeniu-nowa-wersja-kodeksu-pracy-2025-coraz-blizej.html
• [4] https://spd2.pl/dane-osobowe-w-rekrutacji/