Czy RODO dotyczy danych firm i jakie to ma znaczenie dla przedsiębiorców? Odpowiedź brzmi: RODO nie dotyczy typowo firmowych danych (takich jak nazwa przedsiębiorstwa czy numer NIP), ale obejmuje dane osobowe przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wszelkie dane, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną [1][6][5]. Przedsiębiorcy są więc zobowiązani do stosowania RODO zawsze, gdy przetwarzają dane osobowe klientów, kontrahentów lub pracowników [2][3][1].
Definicja danych osobowych a dane firmy
RODO precyzuje, że danymi osobowymi są wszystkie informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, jak imię, nazwisko, numer telefonu czy e-mail zawierający personalne dane [1][6]. W cytowanych przepisach nie ma mowy o ochronie typowo firmowych informacji, takich jak nazwa spółki, numer NIP, REGON, czy ogólne firmowe adresy e-mail typu [email protected], które nie pozwalają zidentyfikować osoby fizycznej [1][4]. Jeśli jednak struktura tych danych odnosi się do konkretnej osoby, np. imienny adres e-mail łączący imię i nazwisko oraz nazwę firmy, wówczas podlegają one ochronie RODO [1].
Dane firm jako dane przedsiębiorstwa same w sobie nie stanowią danych osobowych i nie podlegają przepisom RODO, o ile nie umożliwiają ustalenia tożsamości konkretnej osoby fizycznej [1][4]. Wątpliwości mogą pojawić się w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, gdzie dane firmowe są jednocześnie danymi osobowymi właściciela [5].
Zasada uniwersalności ochrony i zakres stosowania RODO
RODO dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy przetwarzają dane osobowe, bez względu na formę prawną działalności gospodarczej [5]. Prawo nie przewiduje żadnych wyłączeń dotyczących właścicieli firm – zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność, jak i przedstawiciele większych spółek mają takie same prawa oraz obowiązki względem danych osobowych [5].
Unijne rozporządzenie obowiązuje każdą firmę mającą siedzibę na terenie UE i przetwarzającą dane osobowe osób fizycznych, także jeśli oferuje swoje usługi lub towary klientom na terenie Unii Europejskiej, niezależnie od własnej lokalizacji [7]. RODO weszło w życie 25 maja 2018 roku, a w Polsce obowiązuje równolegle z krajową ustawą o ochronie danych osobowych przyjętą tego samego dnia [2][3].
Obowiązki przedsiębiorców wobec danych osobowych
Każdy przedsiębiorca zobligowany jest do ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów i pracowników poprzez zapewnienie ich bezpieczeństwa, zgodności przetwarzania oraz przejrzystości wobec osób, których dane dotyczą [2][3][1]. RODO kładzie szczególny nacisk na następujące kwestie:
- Cel przetwarzania danych – dane mogą być wykorzystywane wyłącznie w celach jasno określonych i uzasadnionych [1]
- Minimalizacja danych – należy przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji danego celu [1]
- Zgoda – przetwarzanie danych powinno odbywać się na podstawie dobrowolnej, świadomej zgody, wyrażonej w przystępny sposób [3]
- Bezpieczeństwo – przedsiębiorca musi wdrożyć adekwatne środki techniczne i organizacyjne, by chronić dane przed wyciekiem, utratą lub nieuprawnionym przetwarzaniem [2][3]
- Prawa osób – klient, pracownik lub kontrahent ma prawo wglądu, poprawiania bądź żądania usunięcia własnych danych [1]
Dane pracowników traktowane są jako dane osobowe w każdej sytuacji, a przedsiębiorstwo jest zobowiązane zapewnić bezpieczeństwo, zgody oraz transparentne zasady przetwarzania także wobec nich [1].
Przetwarzanie danych osobowych w praktyce przedsiębiorcy
Wdrożenie RODO wymaga od przedsiębiorcy rozpoznania wszystkich procesów obejmujących dane osobowe oraz zastosowania odpowiednich działań technicznych i organizacyjnych – zmiany mogą mieć charakter zarówno formalny, jak i informatyczny [3]. Wielopoziomowe zabezpieczenia oraz dokumentacja procesów przetwarzania są nie tylko prawnym wymogiem, ale i podstawą budowania zaufania klientów oraz partnerów biznesowych [3].
RODO klasyfikuje dane osobowe na zwykłe oraz tzw. dane szczególnych kategorii, zwane wrażliwymi. Te ostatnie dotyczą tak delikatnych kwestii jak poglądy polityczne, światopoglądowe lub zdrowie i podlegają szczególnej ochronie [6].
Na mocy przepisów, co do zasady obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania dotyczy podmiotów zatrudniających więcej niż 250 osób, ale RODO przewiduje wyjątki – także mniejsze firmy mogą być zobligowane do prowadzenia takiego rejestru w określonych przypadkach, zwłaszcza gdy przetwarzanie danych nie jest incydentalne [8].
Znaczenie RODO dla przedsiębiorców
Znaczenie ochrony danych osobowych i przestrzegania RODO przez przedsiębiorców jest nie do przecenienia – ochrona to nie tylko wymóg prawny, ale i element budowania reputacji oraz unikania wysokich sankcji za naruszenia [2][3]. Brak prawidłowego wdrożenia zasad RODO grozi dotkliwymi karami finansowymi, a także utratą zaufania ze strony klientów i partnerów biznesowych [3]. Przestrzeganie zapisów rozporządzenia pozwala skuteczniej zarządzać ryzykiem oraz zapewniać każdej osobie fizycznej – niezależnie, czy występuje w roli klienta, pracownika czy przedstawiciela innej firmy – realne prawo do ochrony własnych danych [1][5].
Podsumowując, RODO dotyczy danych osobowych przetwarzanych w firmach. Nawet jeśli dane te wydają się typowo firmowe, należy sprawdzić, czy nie odnoszą się do konkretnej osoby fizycznej lub nie pozwalają jej zidentyfikować [1][5]. Przedsiębiorcy powinni zawsze podejść do tematu ze szczególną uwagą i stosować aktualne standardy ochrony danych osobowych, nie tylko z uwagi na konsekwencje prawne, lecz przede wszystkim dla zapewnienia bezpieczeństwa w relacjach biznesowych.
Źródła:
- [1] https://www.przewodnikporodo.pl/podstawy-rodo/czy-dane-firmowe-podlegaja-ochronie-rodo
- [2] https://kadryverte.pl/ochrona-danych-osobowych-obowiazki-przedsiebiorcy-rodo/
- [3] https://www.bhpex.pl/blog/ochrona-danych-osobowych/rodo-czyli-nowe-obowiazki-przedsiebiorcy/
- [4] https://interviewme.pl/blog/dane-osobowe
- [5] https://blog-daneosobowe.pl/dane-przedsiebiorcy-a-rodo-czy-prawo-mnie-chroni-rodofaq/
- [6] https://lexdigital.pl/dane-osobowe-przewodnik
- [7] https://europa.eu/youreurope/business/dealing-with-customers/data-protection/data-protection-gdpr/index_pl.htm
- [8] https://www.parp.gov.pl/component/content/article/53868:ochrona-danych-osobowych-poradnik-dla-malych-i-srednich-przedsiebiorcow
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.