Czy biuro rachunkowe jest administratorem danych osobowych? To pytanie pojawia się bardzo często w kontekście ochrony danych osobowych w świetle przepisów RODO. W praktyce biuro rachunkowe może pełnić dwie odmienne role: być zarówno administratorem danych osobowych, jak i podmiotem przetwarzającym te dane na zlecenie klienta. Zrozumienie tej podwójnej funkcji oraz konsekwencji prawnych to klucz do prawidłowego zarządzania danymi i spełnienia wymagań RODO.
Rola administratora danych osobowych w biurze rachunkowym
Administrator danych osobowych (ADO) to podmiot lub osoba, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. W przypadku biura rachunkowego, taki status dotyczy danych własnych, czyli pracowników, kontrahentów, dostawców oraz przedstawicieli klientów, z którymi prowadzone są bezpośrednie kontakty.
Biuro rachunkowe jako administrator odpowiada za całość procesów przetwarzania tych informacji. Obowiązkiem ADO jest zapewnienie zgodności z RODO na każdym etapie – od zbierania danych, przez ich przechowywanie, aż po ewentualne udostępnianie lub usuwanie. Administrator ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie zasady ochrony danych, w tym zapewnienie realizacji uprawnień osób, których dane dotyczą.
Obowiązki biura jako ADO obejmują wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania oraz ewidencji upoważnionych osób mających dostęp do danych. Istotną częścią tych procedur jest dokumentacja związana z ochroną danych oraz obowiązek zgłaszania ewentualnych naruszeń do organu nadzorczego w ciągu 72 godzin.
Biuro rachunkowe jako podmiot przetwarzający dane osobowe klientów
Biuro rachunkowe jest podmiotem przetwarzającym, gdy działa na zlecenie klienta będącego administratorem danych. W takiej relacji klient określa cele i sposoby przetwarzania, natomiast biuro realizuje te procesy wyłącznie zgodnie z poleceniami klienta.
W przypadku obsługi księgowo-kadrowej, biuro rachunkowe pełni rolę procesora. Przekazanie danych osobowych odbywa się na podstawie umowy powierzenia, która musi precyzyjnie określać przedmiot, cel, czas trwania i zakres przetwarzania, a także rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą.
Kluczowym elementem tej relacji jest fakt, że biuro rachunkowe nie decyduje o celach przetwarzania tych danych, a jedynie je realizuje. Odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z prawem spoczywa na kliencie jako administratorze, jednak z uwagi na rosnący trend nadzoru nad procesorami, administrator ma obowiązek regularnie kontrolować i nadzorować poprawność oraz bezpieczeństwo procesów realizowanych przez biuro rachunkowe.
Obowiązki i odpowiedzialność biura rachunkowego jako ADO oraz procesora
Przetwarzanie danych przez biuro rachunkowe oznacza wykonywanie takich operacji jak gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie czy niszczenie danych. Jako ADO biuro nie może zrzec się odpowiedzialności za poprawność procesów, nawet powierzając ich realizację innym podmiotom. W praktyce oznacza to konieczność nadzoru nad każdą osobą lub firmą mającą dostęp do danych, także w przypadku korzystania z podwykonawców.
Administrator zobowiązany jest prowadzić rejestr czynności przetwarzania, ewidencję przydzielania dostępów do danych osobowych oraz szczegółową dokumentację wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych. W przypadku ujawnienia naruszenia danych osobowych, biuro musi powiadomić organ nadzorczy w określonym terminie i podjąć niezbędne działania naprawcze.
Jeżeli biuro rachunkowe działa jako procesor na zlecenie klienta, ważnym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do pracy z danymi klientów oraz stosowanie się do wytycznych i kontroli administratora tych danych.
Wzrost roli nadzoru i aktualne trendy w przetwarzaniu danych przez biura rachunkowe
Od wdrożenia RODO kluczowe znaczenie zyskał nadzór nad podwykonawcami i procesorami, takimi jak biura rachunkowe. Administratorzy danych coraz większy nacisk kładą na weryfikowanie środków ochrony stosowanych przez biura oraz regularne kontrole zgodności działań z przepisami. Choć po 2018 roku nie wprowadzono nowych istotnych zmian w regulacjach, praktyka pokazuje, że dokładne dokumentowanie i bieżąca kontrola procesów to standard, który eliminuje ryzyko odpowiedzialności za naruszenia.
W relacjach B2B klient biura rachunkowego zawsze pozostaje administratorem danych, a samo biuro – procesorem. Jednocześnie biuro obsługując swoich pracowników, współpracowników czy kontrahentów przyjmuje rolę administratora danych, za którą odpowiada samodzielnie i niezależnie od świadczenia usług dla klientów.
Podsumowanie: podwójna rola biura rachunkowego w przetwarzaniu danych osobowych
Biuro rachunkowe pełni podwójną funkcję w procesach związanych z danymi osobowymi. Jako administrator danych osobowych odpowiada za przetwarzanie danych własnych – osób zatrudnionych, kontrahentów i innych partnerów. Jednocześnie, jako procesor, przetwarza dane udostępnione przez klientów w ramach świadczonych usług, zawsze na podstawie umowy powierzenia i według instrukcji klienta.
Zarówno w jednej, jak i drugiej roli, biuro rachunkowe zobligowane jest do stosowania rozwiązań gwarantujących pełną ochronę danych osobowych, prowadzenia stosownej dokumentacji oraz niezwłocznego reagowania na incydenty. Świadomość tych obowiązków i konsekwentne ich realizowanie to fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem prowadzenia działalności w branży rachunkowej.
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.