Czy można skanować dowody osobiste w pracy lub urzędzie? To pytanie pojawia się coraz częściej w kontekście ochrony danych osobowych oraz wymagań prawnych. Skanowanie dowodów osobistych jest dozwolone wyłącznie w ściśle określonych przypadkach i tylko przez podmioty posiadające wyraźnie określoną podstawę prawną. Większość firm oraz urzędów nie ma prawa kopiować ani skanować dowodów osobistych pracowników czy klientów, ponieważ działanie takie może poważnie naruszać zasady ochrony danych. W artykule omówiono, kiedy skanowanie dowodów osobistych jest legalne, jakie są ograniczenia, a także jakie instytucje mogą to robić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawy prawne skanowania dowodów osobistych
Legalność skanowania dowodów osobistych w pracy lub urzędzie zależy bezpośrednio od przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Uprawnione do tego są wyłącznie instytucje obowiązane ustawą AML, takie jak banki, notariusze, kantory, biura rachunkowe oraz pośrednicy nieruchomości. Warunkiem jest, aby skan był niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z AML – takich jak identyfikacja klienta czy weryfikacja tożsamości w ramach środków bezpieczeństwa finansowego. Podstawą dla takich działań jest art. 34 ust. 4 ustawy AML/CFT.
Przetwarzanie danych z dowodu osobistego podlega również zasadom RODO, które nakładają obowiązek minimalizacji i celowości gromadzenia danych. Pracodawca czy urzędnik nie może kopiować lub skanować dowodu osobistego bez uzasadnionej, szczegółowo określonej podstawy prawnej. Sama ustawa o dokumentach publicznych nie penalizuje kopiowania czy skanowania dokumentów, jednak kwestia ta jest ściśle powiązana z ochroną danych osobowych.
Kto może skanować dowody osobiste – instytucje obowiązane
Prawidłowe skanowanie i kopiowanie dowodów osobistych zarezerwowane jest wyłącznie dla tzw. instytucji obowiązanych. Są to instytucje, na które nakłada się wymóg zachowania środków bezpieczeństwa finansowego określonych przez ustawę AML. Instytucje te mogą gromadzić kopie dokumentów tożsamości, ale tylko jeśli jest to konieczne do prawidłowego zidentyfikowania klienta, beneficjenta rzeczywistego lub przeprowadzenia pozostałych czynności zgodnie z AML.
Do obowiązanych instytucji zalicza się kilkadziesiąt typów podmiotów, przede wszystkim banki, notariuszy, kantory, biura rachunkowe czy pośredników nieruchomości. W praktyce najczęściej z uprawnienia do skanowania korzystają banki przy zakładaniu rachunków, ale wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione konkretnymi wymogami AML.
Ograniczenia wynikające z RODO i analiza celowości przetwarzania
W przypadku firm i urzędów spoza listy instytucji obowiązanych przetwarzanie kopii dokumentów tożsamości narusza RODO, w szczególności zasadę minimalizacji i celowości danych. Zgodnie z RODO kopiowanie czy skanowanie dowodu osobistego uznaje się za zbieranie nadmiarowych informacji, co jest zabronione w sytuacji gdy nie ma jasno określonego celu wynikającego z przepisów prawa.
Urząd Ochrony Danych Osobowych wielokrotnie w ostatnich latach interweniował w związku z bezpodstawnym kopiowaniem dokumentów, zwracając uwagę na brak analizy celu i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów. Nawet jeśli klient wyraża zgodę, nie jest to wystarczające, jeśli brak jest ustawy lub szczególnego przepisu upoważniającego do takiego działania.
Proces identyfikacji i weryfikacji tożsamości
Proces identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta na podstawie dokumentu tożsamości jest szczegółowo uregulowany w art. 34-37 ustawy AML. Skanowanie dowodu osobistego nie jest automatycznym prawem nawet dla instytucji obowiązanych – konieczne jest wykazanie, że kopia dokumentu jest rzeczywiście niezbędna dla zachowania środków bezpieczeństwa finansowego.
W wielu przypadkach wystarczający jest zwykły wgląd do dowodu osobistego, bez potrzeby pozostawiania czy przechowywania jego kopii. Przykładowo banki mogą przetwarzać dane widniejące na dowodzie (takie jak imię, nazwisko, PESEL czy adres), jednak nie zawsze rodzi to uprawnienie do wykonania kserokopii lub zapisania skanu dokumentu.
Konsekwencje nieuprawnionego skanowania dowodów osobistych
Nieuprawnione skanowanie dowodów osobistych w pracy lub urzędzie wiąże się z poważnym ryzykiem naruszenia RODO oraz narażeniem się na kontrolę ze strony UODO. W praktyce, firmy i instytucje, które kopiują dowody osobiste bez podstawy prawnej, mogą być pociągnięte do odpowiedzialności za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. Przepisy przewidują wyraźnie, że zgoda nie może być uznana za wystarczającą podstawę w przypadku braku wyraźnej ustawowej regulacji.
W ostatnich kontrolach UODO stwierdził naruszenia przez instytucje finansowe, które nie przeprowadziły szczegółowej analizy celowości skanowania dokumentów. Artykuł 5 i 6 RODO jasno wskazują wymóg ograniczenia do danych niezbędnych oraz przetwarzania zgodnie z określonym celem. Przekroczenie tego zakresu skutkuje naruszeniem praw osób, których dane dotyczą.
Aktualne trendy i najlepsze praktyki
Wzrost liczby kontroli oraz interwencji Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie nadmiarowego kopiowania dokumentów wyraźnie pokazuje, że preferowanym rozwiązaniem pozostaje wgląd do dokumentu tożsamości bez wykonywania kopii. Przedsiębiorcy i urzędnicy powinni zawsze oceniać, czy sporządzenie kopii jest naprawdę konieczne oraz czy dysponują jednoznaczną podstawą prawną do wykonania tej czynności.
W praktyce coraz częściej rezygnuje się z kopiowania dokumentów na rzecz innych metod weryfikacji danych, które minimalizują ryzyko wycieku czy nieuprawnionego wykorzystania informacji osobistych. Ograniczenie ilości przetwarzanych danych oraz weryfikacja zgodności z RODO stanowi kluczowy element bezpiecznego przetwarzania danych w każdej organizacji.
Podsumowanie – kiedy wolno skanować dowód osobisty?
Skanowanie dowodów osobistych jest możliwe wyłącznie przez instytucje obowiązane ustawą AML, gdy jest to niezbędne do wykonania ustawowych zadań w zakresie środków bezpieczeństwa finansowego i identyfikacji klientów. Każda inna instytucja, podmiot prywatny czy urząd nieposiadający statusu instytucji AML, nie ma prawa kopiować ani skanować dowodów osobistych bez konkretnej podstawy prawnej wynikającej z przepisów. Nadmierne gromadzenie kopii dokumentów jest sprzeczne z RODO, a zgoda osoby nie stanowi samodzielnej podstawy prawnej do takiego przetwarzania.
Dla większości firm i urzędów wystarczającym rozwiązaniem jest wgląd do dokumentu, bez potrzeby zachowywania jego kopii. Stosowanie środków minimalizujących ryzyko naruszenia danych osobowych chroni zarówno instytucje, jak i osoby, których dane dotyczą. Przestrzeganie przepisów AML oraz RODO jest niezbędne dla legalnego i bezpiecznego przetwarzania danych w każdym środowisku pracy i administracji.
PowszechnaSamoobrona.pl to wiodący portal edukacyjny o szeroko pojętym bezpieczeństwie. Nasz zespół ekspertów dostarcza sprawdzoną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa osobistego, systemów zabezpieczeń, cyberbezpieczeństwa, survivalu oraz zdrowia i sprawności. Kierujemy się zasadą „Chroń siebie. Chroń bliskich. Działaj świadomie.” dostarczając praktyczne rozwiązania i rzetelne informacje dla świadomych odbiorców.