Jak wybrać między ABI a IOD dla ochrony danych w firmie?

Jak wybrać między ABI a IOD dla ochrony danych w firmie?

Ochrona danych osobowych w firmie wymaga odpowiedniego nadzoru i kompetencji. Wybór między Administratorem Bezpieczeństwa Informacji (ABI) a Inspektorem Ochrony Danych (IOD) jest kluczowy dla zapewnienia zgodności z przepisami. Artykuł wyjaśnia różnice między tymi funkcjami, pomaga zrozumieć ich rolę i ułatwia podjęcie decyzji odpowiedniej dla Twojej organizacji.

Ewolucja funkcji nadzoru nad ochroną danych w Polsce

Funkcja Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) została wprowadzona w Polsce ustawą z 1997 roku. ABI był powoływany przez administratora danych i musiał spełniać określone wymagania formalne oraz realizować ściśle określony zakres obowiązków [1]. Stanowisko to funkcjonowało przez wiele lat jako główny element nadzoru nad ochroną danych osobowych w polskich przedsiębiorstwach.

Wraz z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w 2018 roku, funkcję ABI zastąpił Inspektor Ochrony Danych (IOD). Ta nowa rola, wprowadzona przez unijne rozporządzenie 2016/679, charakteryzuje się znacznie szerszym zakresem zadań i obowiązków oraz lepszą ochroną prawną dla osoby pełniącej tę funkcję [1][2].

Zmiana ta nie była jedynie kosmetyczna – oznaczała fundamentalną transformację w podejściu do ochrony danych osobowych w firmach, zarówno pod względem prawnym, jak i organizacyjnym.

Kluczowe różnice między ABI a IOD

Podstawy prawne i definicje

Administrator Bezpieczeństwa Informacji był definiowany przez polską ustawę jako osoba powołana przez administratora danych, odpowiedzialna za nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych [1]. Jego rola była ściśle określona w krajowych przepisach.

Z kolei Inspektor Ochrony Danych to funkcja wprowadzona przez RODO – ogólnoeuropejskie rozporządzenie, które ujednoliciło przepisy dotyczące ochrony danych w całej Unii Europejskiej. IOD charakteryzuje się większą niezależnością, szerszymi kompetencjami i lepszą ochroną prawną [2].

Wymagania kwalifikacyjne

Dla ABI wymagania obejmowały:
– Pełną zdolność do czynności prawnych
– Brak kar za umyślne przestępstwa
– Odpowiednią wiedzę w zakresie ochrony danych osobowych [2]

Natomiast w przypadku IOD wymagania koncentrują się na:
– Kwalifikacjach zawodowych
– Fachowej wiedzy z zakresu prawa i praktyk ochrony danych
– Umiejętności realizacji zadań określonych w RODO [2]

Co istotne, przepisy dotyczące IOD nie stawiają dokładnie takich samych warunków formalnych jak w przypadku ABI, kładąc większy nacisk na praktyczną wiedzę i umiejętności [2].

Zakres obowiązków i odpowiedzialności

Obowiązki ABI

Administrator Bezpieczeństwa Informacji miał stosunkowo węższy zakres obowiązków, koncentrujący się głównie na:
– Zapewnieniu przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych
– Prowadzeniu rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora
– Nadzorowaniu dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych [1]

Rozszerzone zadania IOD

Inspektor Ochrony Danych otrzymał znacznie szerszy zakres zadań, obejmujący:
– Monitorowanie zgodności z RODO i innymi przepisami o ochronie danych
– Doradztwo dla administratora danych i pracowników
– Współpracę z organem nadzorczym (UODO)
– Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą
– Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania
– Szkolenie personelu zaangażowanego w procesy przetwarzania danych [1][2]

Ta rozszerzona rola sprawia, że IOD staje się nie tylko strażnikiem zgodności z przepisami, ale także doradcą i edukatorowi wewnątrz organizacji.

Niezależność i ochrona prawna

Jedną z najistotniejszych różnic między obiema funkcjami jest poziom niezależności i ochrony prawnej.

IOD cieszy się znacznie lepszą ochroną przed zwolnieniem i naciskami ze strony pracodawcy niż ABI [1]. Zgodnie z RODO, Inspektor Ochrony Danych:
– Jest niezależny od administratora danych
– Nie otrzymuje instrukcji dotyczących wykonywania swoich zadań
– Podlega bezpośrednio najwyższemu kierownictwu
– Nie może być odwoływany ani karany za wykonywanie swoich zadań [1][2]

Ta wzmocniona pozycja IOD ma kluczowe znaczenie dla skutecznej ochrony danych osobowych, ponieważ pozwala mu podejmować działania bez obawy o negatywne konsekwencje zawodowe.

Proces powołania i zgłoszenia do organu nadzorczego

Powołanie i zgłoszenie ABI

ABI był powoływany przez administratora danych, a informacja o powołaniu lub odwołaniu była zgłaszana do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO, obecnie UODO) [1].

Powołanie i zgłoszenie IOD

W przypadku IOD proces wygląda podobnie, ale jest regulowany przez RODO oraz przepisy krajowe:
– IOD jest wyznaczany przez administratora lub współadministratora
– Informacja o wyznaczeniu jest zgłaszana do Urzędu Ochrony Danych Osobowych
– Dane kontaktowe IOD muszą być publikowane i udostępniane osobom, których dane dotyczą [1][2]

Modele zatrudnienia – etat vs. outsourcing

Po wdrożeniu RODO zdecydowanie przeważa model IOD, przy czym firmy mają większą elastyczność w zakresie formy zatrudnienia [3]. Mogą:

1. Powołać IOD wewnętrznie – zatrudniając pracownika na etacie, który będzie pełnił tę funkcję
2. Zdecydować się na outsourcing – korzystając z usług zewnętrznej firmy lub specjalisty

Według dostępnych danych, outsourcing funkcji IOD jest minimum czterokrotnie mniej kosztowny niż zatrudnienie etatowego inspektora, co stanowi istotną zaletę tego rozwiązania, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw [3].

Kiedy warto wybrać outsourcing IOD?

Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem, szczególnie wśród mniejszych i średnich firm. Warto rozważyć tę opcję, gdy:

– Koszty są istotnym czynnikiem dla organizacji – zewnętrzny IOD jest znacznie tańszym rozwiązaniem
– Firma potrzebuje specjalistycznej wiedzy, ale nie w pełnym wymiarze godzin
– Organizacja chce zachować większą elastyczność bez konieczności długoterminowego zatrudnienia
– Priorytetem jest niezależność funkcji nadzorczej nad ochroną danych [3]

Wiele firm, zwłaszcza z sektora MŚP, korzysta obecnie z usług zewnętrznych, które świadczą usługi IOD na podstawie umowy o świadczenie usług, co potwierdza rosnący trend w kierunku tego modelu [3].

Jak dokonać właściwego wyboru dla swojej firmy?

Obecnie, po wdrożeniu RODO, wybór sprowadza się do decyzji czy i w jakiej formie powołać Inspektora Ochrony Danych. Przy podejmowaniu tej decyzji warto uwzględnić:

– Wielkość organizacji i skalę przetwarzania danych osobowych
– Rodzaj przetwarzanych danych – szczególnie czy przetwarzane są dane wrażliwe
– Budżet przeznaczony na ochronę danych
– Potrzebę stałego lub okresowego wsparcia w zakresie ochrony danych
– Możliwości kadrowe firmy i dostępność specjalistów wewnątrz organizacji

W przypadku mniejszych organizacji z ograniczonym budżetem, outsourcing funkcji IOD może okazać się optymalnym rozwiązaniem, zapewniającym profesjonalne wsparcie przy jednoczesnej kontroli kosztów [3].

Współczesne trendy w ochronie danych

Obserwowany obecnie trend wskazuje, że po wdrożeniu RODO zdecydowana większość firm w Polsce przeszła na model IOD, często decydując się na outsourcing tej funkcji [3]. Wynika to z:

– Dążenia do optymalizacji kosztów
– Potrzeby zapewnienia odpowiedniego poziomu wiedzy specjalistycznej
– Chęci zachowania większej elastyczności organizacyjnej
– Zapewnienia faktycznej niezależności funkcji nadzorczej

Ta tendencja pokazuje, że firmy coraz częściej traktują ochronę danych nie tylko jako obowiązek prawny, ale jako element strategii biznesowej, który wymaga profesjonalnego podejścia.

Podsumowanie

Wybór między ABI a IOD jest obecnie determinowany przez obowiązujące prawo – RODO wprowadziło funkcję IOD, zastępując wcześniejszego ABI. Kluczowa decyzja dotyczy obecnie sposobu realizacji funkcji IOD – czy będzie to pracownik zatrudniony na etacie, czy usługa zewnętrzna.

Inspektor Ochrony Danych oferuje znacznie szerszy zakres zadań i lepszą ochronę prawną niż dawny ABI, co przekłada się na skuteczniejszą ochronę danych osobowych w organizacji. Jednocześnie elastyczność w zakresie formy zatrudnienia IOD pozwala firmom dostosować model ochrony danych do swoich specyficznych potrzeb i możliwości finansowych.

Niezależnie od wybranego rozwiązania, kluczowe jest zapewnienie, aby osoba pełniąca funkcję IOD posiadała odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i umiejętności, które pozwolą skutecznie realizować wszystkie zadania określone w RODO.

Źródła:

[1] https://rodoradar.pl/porownanie-funkcji-iod-oraz-abi/
[2] https://www.poradyodo.pl/odpowiedzialnosc-abiado/inspektor-ochrony-danych-a-abi-porownanie-zadan-i-wymagan-8153.html
[3] https://eduodo.pl/aktualnosci/outsourcing-iod-wady-zalety